Anleitung: Briefvorlagen in BIBLIOTHECAnext anpassen (Neue Vorlagenverwaltung)
Was muss ich tun?
- Alle Briefdruck-Vorlagen (z. B. Mahnbriefe, Erinnerungen, Benutzererklärungen, Bestellbriefe) müssen bis Ende September 2025 auf das neue System umgestellt werden.
- E-Mail-Vorlagen sind nicht betroffen.
Welche Vorlagen gibt es?
- Mastervorlagen > enthalten das „Briefpapier“ (Logo, Kopf- und Fußzeile).
- Prozessvorlagen > enthalten den eigentlichen Text für bestimmte Schreiben (z. B. Mahnung, Bestellung).
Wichtig: Erst die Mastervorlage anpassen, dann die Prozessvorlagen.
Schritt 1: Mastervorlage anpassen
Die Mastervorlage ist das "Briefpapier" mit Logo, Kopf- und Fußzeile
Logo austauschen
- Öffnen Sie das Menü Vorlagenverwaltung > Mastervorlagen > Kundenkommunikation.
- Klicken Sie oben links Bilder verwalten an.
- Wählen Sie Bild hochladen.
- Wählen Sie Ihre Logo-Datei aus (z. B. bibologo.png).
- Klicken Sie das hochgeladene Bild in der Übersicht an > Bild-URL kopieren.
- Zurück in der Vorlage: Logo-Platzhalter anklicken → oben rechts das blaue f-Symbol (Ausdruck bearbeiten) anklicken.
- Unter „Bild URL“ den kopierten Wert einfügen.
- Mit OK bestätigen.
- Logo ggf. anpassen: Rechtsklick aufs Bild → Layout → Horizontal zentrieren.
- Oben links: Speichern klicken.
Hinweis: Falls das Logo auch auf jeder Folgeseite erscheinen soll, wiederholen Sie die Schritte für das Feld im Bereich PageHeaderMaster.
Seitenränder einstellen (optional)
- Öffnen Sie die Mastervorlage.
- Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol (Eigenschaften).
- Wählen Sie ganz oben im Menü Report (Bericht) aus.
- Scrollen Sie nach unten zu Seiteneinstellunen > Seitenränder.
- Tragen Sie Ihre Werte ein:
- Links 250 (=2,5 cm)
- Rechts 200 (=2,0 cm)
- Oben: 69
- Unten 31
- Kontrollieren Sie in der Vorschau, ob alles passt.
- Gehen Sie zurück zu Design.
- Klicken Sie auf Speichern.
Alternativ: Verschieben Sie Ränder direkt im Lineal oben/links .
Kopf- und Fußzeile bearbeiten
Beispiel: Öffnungszeiten im Briefkopf ändern
- Doppelklicken Sie in der Vorlage auf das Textfeld mit den Öffnungszeiten.
- Passen Sie den Text an (z. B. Öffnungszeit ändern oder „Servicezeiten“ schreiben).
- Markieren Sie optional: Text markieren >Schnellmenü (B = fett, I = kursiv).
- Prüfen Sie das Ergebnis über Vorschau > zurück zu Design > Speichern.
Beispiel: Impressum in der Fußzeile anpassen
- Doppelklicken Sie in das Fußzeilen-Feld (Bereich PageFooterMaster).
- Passen Sie die Pflichtangaben an (Name, Adresse, Bankdaten etc.).
- Falls nicht benötigt: Markieren Sie den Platzhalter → drücken Sie die Entfernen-Taste.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Schritt 2: Prozessvorlage anpassen (z. B. 1. Mahnung)
Die Prozessvorlage enthält den eigentlichen Brieftext und die Platzhalter (Serienfelder).
Felder einfügen
- Öffen Sie im Menü: Vorlagenverwaltung > Prozessvorlagen > 1. Mahnung (Kundenkommunikation).
- Öffnen Sie rechts Feldliste.
- Ziehen Sie im Bereich Mahndaten > Exemplardaten das gewünschte Feld (z. B. Letztes Fristdatum) mit der Maus in die Vorlage.
- Platzieren Sie das Feld im Bereich Exemplardaten (z. B. neben der Säumnisgebühr).
Datumsformat ändern
- Klicken Sie das eingefügte Datumsfeld an.
- Klicken Sie rechts oben auf das blaue Zahnrad-Symbol > Eigenschaften.
- Klicken Sie unter Text-Format-String → … (drei Punkte) an.
- Wählen Sie das Datumsformat aus: dd.MM.yyyy.
- Beispiel: 23.06.2025 (nur Datum, keine Uhrzeit).
- Bestätigen Sie mit OK .
- Prüfen Sie die Vorschau.
- Gehen Sie zurück zu Design > speichern.
Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Felder, die ein Datum benötigen.
Schritt 3: Texte aus alten Vorlagen übernehmen
- Öffnen Sie die alte Vorlage (Word/HED).
- Markieren Sie den gewünschten Text.
- Kopieren Sie ihn mit Strg+C (Kopieren).
- Öffnen Sie eine neue Vorlage in BIBLIOTHECAnext.
- Klicken Sie in ein Richtext-Feld.
- Fügen Sie den Text hier ein mit Strg+V (Einfügen).
- Klicken Sie auf Speichern.
Achtung: Serienfelder (z. B. Benutzernamen, Exemplardaten) müssen neu aus der Feldliste eingefügt werden.
Schritt 4: Prüfen & Fertigstellen
- Rufen Sie die Vorschau auf.
- Prüfen Sie, ob alles korrekt aussieht.
- Klicken Sie oben links auf Speichern.
- Falls etwas schiefgeht: Klicken Sie die Standardvorlage an > die Vorlage wird zurückgesetzt.
✅ Damit haben Sie:
- eine angepasste Mastervorlage (Briefpapier mit Logo, Kopf- und Fußzeile)
- und fertige Prozessvorlagen (z. B. Mahnungen) mit den richtigen Datenfeldern.
Weitere Informationen
Weiterführende Informationen finden Sie unter Briefvorlagen in BIBLIOTHECAnext anpassen (Neue Vorlagenverwaltung) und Dokumentation der Neuen Vorlagenverwaltung.