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Anleitung: Briefvorlagen in BIBLIOTHECAnext anpassen (Neue Vorlagenverwaltung)

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  2. Als PDF speichern

Was muss ich tun?

  • Alle Briefdruck-Vorlagen (z. B. Mahnbriefe, Erinnerungen, Benutzererklärungen, Bestellbriefe) müssen bis Ende September 2025 auf das neue System umgestellt werden.
  • E-Mail-Vorlagen sind nicht betroffen.

Welche Vorlagen gibt es?

  • Mastervorlagen > enthalten das „Briefpapier“ (Logo, Kopf- und Fußzeile).
  • Prozessvorlagen > enthalten den eigentlichen Text für bestimmte Schreiben (z. B. Mahnung, Bestellung).

  Wichtig: Erst die Mastervorlage anpassen, dann die Prozessvorlagen.

Schritt 1: Mastervorlage anpassen

Die Mastervorlage ist das "Briefpapier" mit Logo, Kopf- und Fußzeile

Logo austauschen

  1. Öffnen Sie das Menü  Vorlagenverwaltung > Mastervorlagen > Kundenkommunikation.
  2. Klicken Sie oben links Bilder verwalten an.
  3. Wählen Sie Bild hochladen.
  4. Wählen Sie Ihre Logo-Datei aus (z. B. bibologo.png).
  5. Klicken Sie das hochgeladene Bild in der Übersicht an > Bild-URL kopieren.
  6. Zurück in der Vorlage: Logo-Platzhalter anklicken → oben rechts das blaue f-Symbol (Ausdruck bearbeiten) anklicken.
  7. Unter „Bild URL“ den kopierten Wert einfügen.
  8. Mit OK bestätigen.
  9. Logo ggf. anpassen: Rechtsklick aufs Bild → Layout → Horizontal zentrieren.
  10. Oben links: Speichern klicken.

 Hinweis: Falls das Logo auch auf jeder Folgeseite erscheinen soll, wiederholen Sie die Schritte für das Feld im Bereich PageHeaderMaster.

Seitenränder einstellen (optional)

  1. Öffnen Sie die Mastervorlage.
  2. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol (Eigenschaften).
  3. Wählen Sie ganz oben im Menü Report (Bericht) aus.
  4. Scrollen Sie nach unten zu Seiteneinstellunen > Seitenränder.
  5. Tragen Sie Ihre Werte ein:
    • Links 250 (=2,5 cm)
    • Rechts 200 (=2,0 cm)
    • Oben: 69
    • Unten 31
  6. Kontrollieren Sie in der Vorschau, ob alles passt.
  7. Gehen Sie zurück zu Design.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

 Alternativ: Verschieben Sie Ränder direkt im Lineal oben/links .

Kopf- und Fußzeile bearbeiten

Beispiel: Öffnungszeiten im Briefkopf ändern

  1. Doppelklicken Sie in der Vorlage auf das Textfeld mit den Öffnungszeiten.
  2. Passen Sie den Text an (z. B. Öffnungszeit ändern oder „Servicezeiten“ schreiben).
  3. Markieren Sie optional: Text markieren >Schnellmenü (B = fett, I = kursiv).
  4. Prüfen Sie das Ergebnis über  Vorschau > zurück zu Design > Speichern.

Beispiel: Impressum in der Fußzeile anpassen

  1. Doppelklicken Sie in das Fußzeilen-Feld (Bereich PageFooterMaster).
  2. Passen Sie die Pflichtangaben an (Name, Adresse, Bankdaten etc.).
  3. Falls nicht benötigt: Markieren Sie den Platzhalter → drücken Sie die Entfernen-Taste.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Schritt 2: Prozessvorlage anpassen (z. B. 1. Mahnung)

Die Prozessvorlage enthält den eigentlichen Brieftext und die Platzhalter (Serienfelder).

Felder einfügen

  1. Öffen Sie im Menü: Vorlagenverwaltung > Prozessvorlagen > 1. Mahnung (Kundenkommunikation).
  2. Öffnen Sie rechts Feldliste.
  3. Ziehen Sie im Bereich Mahndaten > Exemplardaten das gewünschte Feld (z. B. Letztes Fristdatum) mit der Maus in die Vorlage.
  4. Platzieren Sie das Feld im Bereich Exemplardaten (z. B. neben der Säumnisgebühr).

Datumsformat ändern

  1. Klicken Sie das eingefügte Datumsfeld an.
  2. Klicken Sie rechts oben auf das blaue Zahnrad-Symbol > Eigenschaften.
  3. Klicken Sie unter Text-Format-String → … (drei Punkte) an.
  4. Wählen Sie das Datumsformat aus: dd.MM.yyyy.
  • Beispiel: 23.06.2025 (nur Datum, keine Uhrzeit).
  1. Bestätigen Sie mit OK .
  2. Prüfen Sie die Vorschau.
  3. Gehen Sie zurück zu Design > speichern.

 Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Felder, die ein Datum benötigen.

Schritt 3: Texte aus alten Vorlagen übernehmen

  1. Öffnen Sie die alte Vorlage (Word/HED).
  2. Markieren Sie den gewünschten Text.
  3. Kopieren Sie ihn mit Strg+C (Kopieren).
  4. Öffnen Sie eine neue Vorlage in BIBLIOTHECAnext.
  5. Klicken Sie in ein Richtext-Feld.
  6. Fügen Sie den Text hier ein mit Strg+V (Einfügen).
  7. Klicken Sie auf Speichern.

  Achtung: Serienfelder (z. B. Benutzernamen, Exemplardaten) müssen neu aus der Feldliste eingefügt werden.

Schritt 4: Prüfen & Fertigstellen

  1. Rufen Sie die Vorschau auf.
  2. Prüfen Sie, ob alles korrekt aussieht.
  3. Klicken Sie oben links auf Speichern.
  4. Falls etwas schiefgeht: Klicken Sie die Standardvorlage an > die Vorlage wird zurückgesetzt.

Schritt 5: Aktivieren der Prozessvorlage

Ist eine Prozessvorlage fertig bearbeitet bzw. Sie sind mit der Vorschau zufrieden:

  1. Öffnen Sie die Prozessvorlage in der Vorlagenverwaltung.
  2. Klicken Sie oben auf den Schieberegler "Deaktiviert" > Sie stellen ihn auf "Aktiviert" um.
  3. Schließen Sie die Prozessvorlage.


✅ Damit haben Sie:

  • eine angepasste Mastervorlage (Briefpapier mit Logo, Kopf- und Fußzeile)
  • und fertige Prozessvorlagen (z. B. Mahnungen) mit den richtigen Datenfeldern.
  • Durch Aktivieren der jeweiligen Prozessvorlage wird das System automatisch die neue Vorlage verwenden.

Weitere Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie unter: