Neue Vorlagenverwaltung (Dokumentation)

Symbole

– Aktion: Vorlagenvariante erstellen (Shift+F10)

– Aktion: Vorlage anpassen (Shift+F11)

– Aktion: Löschen (Shift+F12)

˄ ˅ – Unteransichten auf- bzw. zuklappen

– Sortierung aufsteigend oder absteigend

Suche in Vorlagen

Beide Abschnitte haben ein eigenes Suchfeld, um gezielt bestimmte Master- oder Prozessvorlagen aufrufen zu können. Es werden sowohl der Name der Vorlage durchsucht, ebenso welcher Mastervorlage eine Prozessvorlage angehört, ob eine Vorlage aktiviert ist (ja/nein) oder nach dem letzten Bearbeiter.

Mastervorlagen

Mastervorlagen enthalten diejenigen Angaben, die für Anschreiben identisch sein sollen. Sie unterscheiden sich in drei Gruppen:

• Interne Kommunikation – für allgemeine Listen, wie Antolin- oder Medienlisten

• Kundenkommunikation – für Ausdrucke mit Bezug zu Ihren Nutzern, wie Mahnschreiben oder Benutzererklärungen

• Lieferantenkommunikation – für Ausdrucke mit Bezug zu Geschäftspartnern, wie Bestellungen oder Reklamationen.

Mit den Mastervorlagen können Adressänderungen oder ein Logo für Serienbriefe zentral an einer Stelle bearbeitet werden, ohne jede einzelne Vorlage neu anpassen zu müssen.

Solche gemeinsamen Angaben sind:

• der Briefkopf und Informationsblock mit dem Absender, wie Adressangaben Ihrer Einrichtung, Kontaktdaten, Bearbeiter usw.

• ein Logo der Einrichtung

• der Brieffuß mit Seitenangaben oder das Impressum mit Bankdaten, Öffnungszeiten und anderen Angaben Ihrer Wahl.

Prozessvorlagen

Prozesse sind in BIBLIOTHECAnext Funktionen, wie der Mahndruck in der Verbuchung oder der Druck von Bestellbriefen aus der Erwerbung.

Für jeden Brief (z.B. 1. Mahnung) gibt es eine eigene Prozessvorlage. Diese kann individuell angepasst werden und übernimmt automatisch die Angaben aus der ihr zugeordneten Mastervorlage.

Angaben in einer Prozessvorlage können enthalten:

• Adressfelder des Nutzers bzw. Lieferanten

• Text des Anschreibens

• titelbezogene Daten

Sortierung : Die Liste der Prozessvorlagen ist beim ersten Aufruf alphabetisch nach Name sortiert. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift kann die Liste umsortiert werden.

 Tipp: Beim Klick auf die Spaltenüberschrift Mastervorlage wird die Liste nach der Kommunikationsform und innerhalb nach Funktion sortiert. So stehen bspw. die Mahnstufen aus der Verbuchung für die Medienmahnung und die Gebührenmahnung jeweils zusammen.

Varianten

Sowohl von der Mastervorlage als auch von der Prozessvorlage lassen sich Varianten erzeugen. Es handelt sich dabei um Kopien, denen abweichende Inhalte zugewiesen werden können.

Die Mastervorlagen mit ihrem Briefkopf und Fußzeile lassen sich nach Zweigstellen unterschiedlich gestalten.

Abbildung 2: Fenter Mastervorlage Kundenkommunikation - Variante erzeugen mit Auswahl nur Zweigstelle

Einige Prozessvorlagen können ebenfalls zweigstellenbezogen, aber auch nach Benutzergruppen (bei Kundenkommunikationen) oder lieferantenbezogen (Lieferantenkommunikation) angelegt werden.

Abbildung 3: Fenster Prozessvorlage 1. Mahnung - Variante erzeugen mit Auswahl zu Zweigstelle und Benutzergruppe

Bei Zweigstellen, für die keine eigene Mastervorlagenvariante erstellt wurde, wird immer die übergeordnete Mastervorlage verwendet.

Bei Benutzergruppen, die keine eigene Prozessvorlagenvariante erhalten, wird immer die übergeordnete, gemeinsam gültige Prozessvorlage verwendet. Sie müssen also nicht für jede Zweigstelle oder Benutzergruppe eine Variante anlegen, sondern – wie auch schon von früher gewohnt – nur für diejenigen, die ein abweichendes Anschreiben erhalten sollen.

Beispiele:

• individueller Briefkopf für Mahnungen aus der Zweigstelle Stadtarchiv, die vom Standardbriefkopf der Stadtbibliothek und ihren Zweigstellen/Standorten abweicht;

• abweichendes Anschreiben für Benutzergruppe Kinder mit „Du“ statt „Sie“ wie für alle übrigen Nutzer.

Werkzeugleiste (oberes Menü)

Die Werkzeugleiste befindet sich über der geöffneten Vorlage.

Sie enthält folgende Schaltflächen:

• Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Löschen für ein markiertes Feld,

• Rückgängig oder Wiederholen einer Änderung,

• Vergrößern oder Verkleinern der Bearbeitungsansicht (Zoom).

Diese Schaltflächen sind nur dann aktiv, wenn etwas im Arbeitsbereich markiert und bearbeitet wird.

Oben rechts in der Werkzeugleiste befinden sich zusätzlich die beiden Schaltflächen

• Design – Bearbeitungsansicht,

• Vorschau – zum Prüfen, wie der Entwurf aktuell aussieht.

 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in der Vorschau keine titel-bezogenen Angaben angezeigt werden. Stattdessen werden Mustertexte eingeblendet.

Berichtselemente (linke Symbolleiste)

Mit Hilfe der Berichtselemente lassen sich Bereiche auf die geöffnete Vorlage ziehen, in die Texte, Bilder oder auch Tabelleninhalte eingefügt werden können.

Die Berichtselemente werden durch Ziehen mit gedrückt gehaltener Maustaste (Drag-and-Drop) nach rechts in die Vorlage übernommen. Eigenschaften und Inhalte werden jeweils im Anschluss angepasst.

Es stehen folgende Berichtselemente zur Verfügung:

Text – einheitlich formatierbaren Text einfügen

Richtext – unterschiedlich formatierbaren Text einfügen

Bildfeld – Platzhalter für eine Grafik einfügen

Container – Bedienfeld, das einzelne Berichtselemente einrahmt / gruppiert

Tabelle – Gitternetz für Tabellen einfügen

Zeile – Horizontale Linie als Strukturierungselement

Cross Tab – Kreuztabelle

Seiteninformation – Elemente für Seitenangaben (Seitenzahl bzw. Seitenzählung, Tagesdatum und Zeit), auch zur angemeldeten Windows-Kennung (Benutzername)

Bandübergreifende Linie – Linie, die über mehrere Bereiche des Reports geht, vertikal und horizontal

Bandübergreifender Kasten – Rahmen, der über mehrere Bereiche des Reports geht

Seitenleiste (rechtes Menü)

Eigenschaften – Detailinformationen zu den Eigenschaften eines Feldes oder ausgewählten Bereichs

Ausdrücke – fortgeschrittene Einstellungen mit Hilfe von Formeln und Funktionen

Feldliste – um Variablen in die Vorlage einzufügen (vgl. Seriendruckfelder in Wordvorlagen)

Berichtsexplorer – Ansicht der Struktur einer Vorlage

 Tipp: Um ein bestimmtes Feld schneller in der Feldliste aufzufinden, können Sie die Suchfunktion mit dem Lupensymbol nutzen. Diese befindet sich immer oben rechts direkt über der jeweiligen Feldliste.

Die Felder werden durch Ziehen mit gedrückt gehaltener Maustaste (Drag-and-Drop) nach links in die Vorlage übernommen. Eigenschaften und Inhalte werden jeweils im Anschluss angepasst.

Es stehen u.a. folgende Feldtypen zur Verfügung:

Zahlenformat – reine Ziffernfelder, wie die Mediennr oder eine Anzahl

Textformat – für Textfelder, wie Kurztitel aus dem Exemplarsatz oder ein Name

Datumsformat – für Felder mit Datumsangaben, wie Fristdatum oder Bestelldatum

Dezimalformat – für Betragsangaben und Preise mit Nachkommastellen

Bänder und Lineale

Lineale

Das horizontale und vertikale Lineal wird in den für die Vorlage festgelegten Maßeinheiten angezeigt, in den Standardvorlagen in Zentimetern. Sie zeigen Größe und Position der ausgewählten Elemente an.

• Mit dem horizontalen Lineal können Sie auch die Seitenränder der Vorlage anpassen, indem Sie den linken und rechten Schieberegler auf dem Lineal bewegen.

• Mit dem vertikalen Lineal passen Sie die Höhe eines Bandbereichs an, bspw. für den oberen und unteren Seitenrand, Kopf- und Fußzeilen usw.

Bänder

Bänder dienen der Strukturierung und Aufteilung der Entwurfsansicht. Sie werden als farbige Markierungen am linken Seitenrand der Vorlage dargestellt. Sie zeigen in quer verlaufenden gestrichelten Linien auf der Vorlage an, in welchem Bandbereich Sie sich auf der Vorlage befinden.

Jedes Band hat eine eigene Bezeichnung, wobei Name und Farbe von der Art des Bandes abhängen. Diese Bezeichnungen sind nur im Entwurf sichtbar und werden nicht mitgedruckt.

Um die Einstellungen eines Bandes zu ändern, klicken Sie auf die farbige Beschriftung des Bandes und wechseln in der rechten Seitenleiste auf die Eigenschaften.

Eine Mahnvorlage besteht bspw. aus den folgenden Bändern (vgl. Abbildung):

• ReportHeaderMaster – Berichtskopf (aus der Mastervorlage), Inhalte gelten nur für die 1. Seite pro Brief.

• PageHeaderMaster – Seitenkopf (aus der Mastervorlage), Inhalte werden auf jeder außer der 1. Seite pro Brief angezeigt. Damit können dieselben Felder bzw. Grafiken (wie z. B. ein Logo) für einen mehrseitigen Druck unterschiedlich positioniert und gestaltet werden.

• detailBand – Detailband, zeigt wiederkehrende Inhalte; jeder Bericht muss mindestens aus einem Detailbereich bestehen, er ist nicht löschbar.

• topMarginBand – oberer Seitenrand, wird auf jeder Dokumentseite einmal wiederholt.

• bottomMarginBand – unterer Seitenrand, wird auf jeder Dokumentseite einmal wiederholt.

Bilder verwalten

Über jeder geöffneten Master- und Prozessvorlage steht die Schaltfläche Bilder verwalten zur Verfügung. Dort werden Fotos, Logos oder andere Bilddateien, die Sie in Ihren Listen und Anschreiben nutzen möchten, zentral auf den Server hochgeladen; einmal hochgeladen, stehen sie zum Einbinden in beliebige Master- und Prozessvorlagen bereit.

Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung:

• Bild hochladen – hinzufügen einer Bilddatei (erlaubte Dateiformate: jpg, jpeg, png, svg)
• Bild-URL kopieren – Einbindelink für Vorlagen in die Zwischenablage kopieren und direkte Rückkehr in die geöffnete Vorlage
• Entfernen – Löschen einer hochgeladenen Datei aus der Bilderverwaltung

Formatierung von Elementen mit Stilen

Mit Stilen können Sie einheitliche Formatierungen für Ihre Vorlagen erstellen und wiederverwenden. Statt jedes Textelement einzeln zu formatieren, definieren Sie einmal einen Stil und wenden ihn auf beliebig viele Elemente an.

Berechtigungen

Standardmäßig dürfen alle Kennungen, die sich am Dashboard in BIBLIOTHECAnext anmelden, die Vorlagenverwaltung nutzen. Dazu gehört das Anpassen der Vorlagen und auch neue Varianten anzulegen oder Bilder zu verwalten. Ausnahmen werden pro Kennung oder über eine Berechtigungsgruppe eingestellt; zweigstellenbezogene Einschränkungen gelten für die Zweigstelle, der die Kennung in der Kennungsverwaltung zugeordnet ist.

Unter Einstellungen > Kennungen > Kennungen verwalten finden Sie unter Allgemeines > Vorlagen folgende Berechtigungen:

• Master-Vorlagen bearbeiten - darf alle Mastervorlagen für die interne, Kunden- und Lieferantenkommunikation anpassen;
• Master-Vorlagen d. Zwst bearbeiten - darf in den Mastervorlagen nur die Varianten der eigenen Zweigstelle für interne, Kunden- und Lieferantenkommunikation anpassen;
• Prozess-Vorlagen bearbeiten - darf alle Prozessvorlagen anpassen;
• Prozess-Vorlagen d. Zwst bearbeiten - darf nur die Varianten der eigenen Zweigstelle in den Prozessvorlagen anpassen.

Grün (Default): erlaubt, darf bearbeiten, kopieren (Varianten anlegen) und löschen;

Rot: verboten, Vorlagen werden angezeigt, aber ohne Aktionsschaltflächen.

siehe auch Einstellungen > Kennungen-verwalten > Berechtigungen_festlegen

Mastervorlage anpassen am Beispiel einer Mahnvorlage (Kundenkommunikation)

Prozessvorlage für 1. Mahnung anpassen (Kundenkommunikation)

Exemplarfelder anpassen:

Passen Sie die titelbezogenen Angaben auf der Mahnvorlage an. Ersetzen Sie die Standardangaben durch die Felder aus Ihren Einstellungen > Konfiguration (AP) > Direkteinstellungen > Abschnitt=Ausleihe >Parameter=BriefMahnTabellenFelder.

Aufgabe: Fügen Sie das Fristdatum hinzu und ändern Sie sein Datumsformat auf „nur Datum, keine Uhrzeit“:

1. Öffnen Sie die Prozessvorlage für die 1. Mahnung (Kundenkommunikation).

2. Öffnen Sie auf der rechten Seitenleiste die Feldliste.

3. In der geöffneten Feldliste klicken Sie zunächst die Unterordnungen aus dem Mahnungsdatenmodell > Mahndaten > Exemplardaten auf: darin befinden sich die titelbezogenen Feldnamen, wie z. B. Letztes Fristdatum für das Rückgabedatum (die Frist).

4. Ziehen Sie das Feld Letztes Fristdatum mit gedrückt gehaltener Maustaste nach links in die Vorlage. Positionieren Sie es im Detailband, also dort, wo in der Standardvorlage bereits Exemplardaten wie „Kurztitel“ oder „Säumnisgebühr“ vorliegen, im Beispiel in die Zeile neben der Säumnisgebühr (vgl. Abbildung 6)

5. Klicken Sie auf Vorschau, um den Entwurf anzusehen. Sie werden bemerken, dass Datumsfelder nicht nur mit Tag, Monat, Jahr angezeigt werden, sondern auch mit einer Uhrzeit.

6. Passen Sie das Datumsformat an, indem Sie in das hinzugefügte Feld klicken und oben rechts das kleine blaue Zahnradsymbol öffnen.
   Alternativ können Sie mit einem rechten Mausklick in das Feld die Eigenschaften in der Seitenleiste öffnen. Das nachfolgende Vorgehen ist identisch.

7. Klicken Sie im Feld Text-Format-String auf die drei Punkte …, um in den Dialog Formatzeichenfolge ändern zu gelangen.

8. Klicken Sie im Fenster das Datumsformat dd.MM.yyyy an (vgl. Abbildung 7).

   Unten sehen Sie direkt eine Vorschau der Datumsangabe.
   Erläuterung des Datumsformats:
   dd = day, zweistellige Ziffer des Tages
   MM = month, zweistellige Ziffer des Monats
   yyyy = year, vierstellige Ziffer des Jahres
    
9. Übernehmen Sie die Änderung mit OK.

10. Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau.

11. Kehren Sie in die Design-Ansicht zurück.

12. Speichern Sie die Änderungen.

13. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 12 für weitere Exemplardaten, die Sie auf dem Mahnschreiben ausgeben möchten. Orientieren Sie sich an den bisherigen Einstellungen aus dem o.g. Parameter BriefMahnTabellenFelder.

14. Speichern und Schließen Sie die Vorlage.

Abbildung 6: Ausschnitt aus der Prozessvorlage für die 1. Mahnung, Feld "Exemplardaten.Letztes Fristdatum", Eigenschaften, Text-Format-String

Abbildung7:  Fenster Eigenschaften Datumsfeld, Text-String-Format – Formatzeichenfolge ändern

Übernahme von Inhalten aus alten Vorlagen

Sie können sowohl aus den bisherigen Word- als auch HED-Vorlagen Text übernehmen und mit Kopieren & Einfügen (Strg+C und Strg+V) in ein neues oder ein bestehendes Richtext-Feld einfügen.

Beachten Sie dabei, dass Seriendruckfelder über die Feldliste neu eingefügt werden müssen. Das betrifft vor allem titelbezogene Daten, wie die Exemplardaten in Mahnschreiben. Die Verwendung eines Tabulators TAB innerhalb eines Richtext-Feldes ist dabei nicht mehr möglich; die Standardvorlagen arbeiten hier anstelle dessen mit Tabellen.