Dubbele titels
Dubbele titels
Het komt voor dat voor dezelfde publicatie meer dan een titelbeschrijving wordt aangetroffen in de database. In dat geval moet één beschrijving worden gehandhaafd; de overtollige beschrijving(en) moeten worden verwijderd met behulp van de killfunktie.
Criteria voor de keuze van de te handhaven titel
De keuze wordt gemaakt op grond van de volgende criteria:
- status en kwaliteit van de beschrijving;
- het aantal bibliotheken die de beschrijving gebruiken;
- de datum van invoer: de oudste beschrijving heeft voorrang;
- eigen of tape invoer: eigen invoer heeft de voorkeur.
De criteria worden in bovenstaande volgorde toegepast.
Nadat een keuze is gemaakt wordt (door middel van i-presentatie) gecontroleerd of de te verwijderen titel bij andere instellingen is gebruik is. Is dit niet het geval, dan kan de dubbele titel direct verwijderd worden. Bij gebruik van de kill-functie worden niet alleen de algemene bibliografische gegevens verwijderd, maar ook eventueel nog aanwezig lokale en/of exemplaargegevens. Geeft men een kill-signaal, terwijl nog een of meer instellingen de titel gebruiken, dan genereert het systeem de melding "Beschrijving is nog in gebruik bij andere instelling(en)" en wordt de titel niet verwijderd. In probleemgevallen beslist Pica.
Titels die nog door andere instellingen worden gebruikt kunnen pas definitief verwijderd worden als alle "aanhangende" bibliotheken met het kill-verzoek accoord zijn gegaan. Het kill-verzoek wordt ingediend door aan de titelbeschrijving kmc 1699 toe te voegen, met daarin het PPN van de voorkeurstitel. De structuur van kmc 1699 is:
spatie, spatie, = spatie, PPN
Door de toevoeging van kmc 1699 komt de titel op de kill-index te staan, die aan de "aanhangende" bibliotheken automatisch wordt aangeboden. Vanaf dat moment kan deze titel door geen enkele instelling meer in gebruik worden genomen. Alleen de bibliotheek die kmc 1699 heeft toegevoegd, kan deze ook weer weghalen. Heeft de laatste andere gebruiker het kill-verzoek goedgekeurd, dan pas kan deze dubbele titel definitief uit het GGC-bestand worden verwijderd.
Een instelling die niet accoord gaat met een voorgelegd kill-verzoek, dient via de mailfunctie contact op te nemen met de instelling die het kill-verzoek heeft ingediend (zichtbaar in kmc 0210), met het verzoek om kmc 1699 weg te halen. De titel neemt dan weer z'n oorspronkelijke plaats in de database in.
NB: PPN's van verwijderde titels worden nooit opnieuw in gebruik genomen! Het PPN is een uniek nummer en opnieuw gebruiken zou deze uniciteit ondergraven. Met name voor signalering naar andere systemen (uitleensystemen, etc.) is dit van wezenlijk belang.