Warum dauert das Öffnen mancher Ausleihkonten sehr lange?
Frage
Bei der Bearbeitung alter Mahnfälle dauert der Aufruf des Ausleihkontos verhältnismäßig lange. Das verzögert die rasche Bearbeitung von Vollstreckungsfällen oder auch Niederschlagungen, denn es muss dort öfters zwischen Ausleihkonto und Gebührenjournal hin und her gewechselt werden.
Woran liegt das und wie lässt sich der Bearbeitungsvorgang verbessern, um eine zügige Abarbeitung zu gewährleisten?
Gilt für
- BIBLIOTHECAplus
- BIBLIOTHECAnext
- Voraussetzung: Es wird mit gestaffelten Säumnisgebühren für überfällige Ausleihen gearbeitet (tageweise oder wochenweise bzw. nicht einmalig)
Beschreibung
Im Ausleihkonto eines Lesers in BIBLIOTHECA gibt es eine Spalte "Gebühr", welche die aktuell bestehende Verzugsgebühr bei Überschreitung der Leihfrist anzeigt. Diese wird für das Leserkonto im Ausleihmodul ad hoc beim Kontoaufruf anhand der eingestellten Ausleihkonditionen berechnet. Da die Betragshöhe erst bei Verlängerung, Rückgabe oder Verlustbuchung des Mediums final feststeht und auch erst dann ins Gebührenjournal gebucht wird, wird diese Verzugsgebühr auch "schwebende Säumnis" genannt.
Die Berechnung dieser Verzugsgebühr geschieht unter normalen Umständen sehr schnell und ohne spürbare Wartezeiten. Umso größer jedoch die Anzahl überfälliger Medien auf dem Konto bzw. umso länger ihre Rückgabefrist zurückliegt (was bei manchen Bibliotheken aus rechtlichen Gründen auch viele Jahre zurückliegen kann), desto mehr Faktoren muss das System bei der Berechnung einer tageweisen oder auch wochenweisen Verzugsgebühr berücksichtigen - und desto länger braucht das System für die Berechnung und somit die Kontoanzeige.
Da das Programm auf Rückmeldung von der Datenbank wartet (hier: auf das Ergebnis der Gebührenhöhe über alle in Bezug auf die Rückgabefrist vergangenen Ausleihtage/-wochen hinweg), zeigt das System in der Titelleiste "keine Rückmeldung" an, was aber noch Beendigung der Berechnung von allein verschwindet und das Ausleihkonto korrekt angezeigt wird.
Einfluss auf die Berechnungsgeschwindigkeit haben zunächst die eingestellten Standardkonditionen zu Sämnisgebühren (pro Tag / pro Woche) sowie deren Ausnahmen in den Weiteren Konditionen, aber auch die Datenbankperformance und ggf. die Netzwerkgeschwindigkeit.
Werden Säumnisgebühren nach Öffnungstagen berechnet, finden auch die eingestellten Rückgabetage eine Rolle sowie der Feiertagskalender mit den weiteren Schließtagen. Hier können bei Zweigstellensystemen weitere Differenzierungen vorliegen, die in Abhängigkeit der Ausleihstelle zusätzlich die Höhe der Säumnisgebühr bestimmen.
Wird ein überfälliges Medium trotz mehrfacher Mahnung auch nach mehreren Jahren nicht zurückgegeben, steigt aufgrund der o.g. Faktoren die Komplexität der Berechnung, womit der Aufruf eines solchen Ausleihkontos entsprechend eine Zeit lang dauern dauern, in Extremfällen auch über 1 Minute lang. >> Hier gilt es, alte Mahnfälle im Rahmen der Nutzungsbedingungen der Bibliothek unddin Abstimmung mit der Stadtkasse und Stadtverwaltung nicht Jahrzehnte auf den Ausleihkonten schlummern zu lassen - und sofern das nicht möglich ist, alternative Wege in BIBLIOTHECA zu nutzen, um zumindest den wiederholten Wechsel ins Ausleihkonto und die damit verbundenen Wartezeiten zu reduzieren.
Lösung
Das einfachste Mittel wäre natürlich, Altfälle lange überfälliger Medien nicht für alle Zeiten auf dem Ausleihkonto zu belassen bzw. belassen zu müssen. Lässt sich das aus betrieblichen oder (finanz-)rechtlichen Gründen nicht verhindern, können wir Ihnen folgende Hinweise zur Unterstützung an die Hand geben:
A) Automatisches Einblenden des Gesamtkontos deaktiveren
Beim Aufruf des Gebührenjournals wird standardmäßig im Hintergrund immer auch das Ausleihkonto mit angezeigt - und damit auch die o.g. Berechnung der schwebenden Gebühren mit angestoßen. Das verzögert bei den erwähnten Konten das Laden des Gebührenjournals oder auch den Wechsel in die Benutzerdaten.
--> Dies lässt sich verhindern durch die arbeitsplatzbezogene Einstellung KontoSofortAnzeigen=N. Damit wird zumindest der Wechsel ins Gebührenjournal oder die Benutzerdaten beschleunigt.
B) Export Gebührenjournal zum Betrachten außerhalb von BIBLIOTHECA
Das häufige Wechseln vom Ausleihkonto zum Gebührenjournal und zurück lässt sich reduzieren, wenn das Gebührenjournal vorher per rechtem Mausklick nach Excel bzw. nach CSV exportiert wird. Dann kann der/die Bearbeiter/in einfach zwischen beiden Anwendungen (BIBLIOTHECA mit dem Ausleihkonto und Excel mit dem Gebührenjournal) wechseln und hat zumindest für das Ausleihkonto nur 1 Mal diese lange Ladezeit.
Hinweis: Das Ausleihmodul in einem zweiten Fenster zu laden, können wir nicht empfehlen. Denn Änderungen aus dem einen Fenster können beim Speichern Änderungen aus dem anderen überschreiben, wenn derselbe Datensatz 2x parallel geöffnet ist.
C) Unterstützung durch das System bei automatisierter Bearbeitung alter Mahnfällen
Wir haben speziell für große Bibliotheken Parameter eingeführt, die das Abarbeiten von alten Mahnfällen automatisieren können. Hierfür gibt es ein Set an systembezogenen Einstellungen, die den Medienersatz oder die Rechnungsstellung für betroffene Exemplare nach einer bestimmten Mahnstufe regeln, die dann vom Tagesabschluss automatisiert umgesetzt werden.
Makuliert werden muss dann immer noch von Hand, mit Hilfe der Listen kommt Sie im Normalfall schnell zum Ziel.
--> Dies kann natürlich nur in Abhängigkeit von der Nutzungs- und Gebührenordnung geschehen. Vielleicht gibt es hier Potential.
C.i) Automatischer Medienersatz
Einstellungen / Konfiguration (Sys) / Direkteinstellungen, Abschnitt=Ausleihe (Details siehe BIBLIOTHECA-Online-Hilfe):
- Medienersatz: Hier wird die Funktion zum Buchen des Medienersatzes grundsätzlich aktiviert. Der Medienersatz wird somit über den Tagesabschluss auf die Gebührenkonten gebucht.
Und: Unter dem Menüpunkt "Mahnung / Manuell" kann nach Aktivierung des Parameters außerdem eine Fristabfrage gestartet werden, bspw. wo das Fristdatum vor 59 Tagen abgelaufen ist. Die Ergebnisliste kann über den Punkt Liste drucken ausgedruckt werden (Sortierung der Liste über AP-Parameter MAHNSORTKRIT definierbar). - MedErsAnzFrist: Anzahl Tage, nach denen der Medienersatz automatisch gebucht werden soll.
- MedienersatzAuslstat: Hier wird der Ausleihstatus eingegeben, ab dem die Frist für den Medienersatz berechnet werden soll. Standard ist der Ausleihstatus Z, d. h. nach der 3. Mahnung.
- MedienersatzDatum: Hier wird eingestellt, ob die Berechnung der Frist für den Medienersatz anhand des Rückgabedatums oder des Mahndatums erfolgt. Standardmäßig ist M für Mahndatum eingestellt (R gilt für das Rückgabedatum).
- Bearbeitungspauschale: Angabe eines Betrages, der als Verwaltungsgebühr zusätzlich zum Medienersatz auf das Konto gebucht werden soll.
--> Systembezogene datenbankweite Einstellung; unabhängig vom Auslösen eines Mahnlaufs; ausgelöst vom Tagesabschluss.
C.ii) Letzte Mahnstufe als Rechnung
Einstellungen / Konfiguration (AP) / Direkteinstellung, Abschnitt=Ausleihe:
Eine Mahnstufe als Rechnung generieren und die Exemplare dieser Stufe automatisch makulieren.
Unter Einstellungen / Konfiguration (AP) / nutzen Sie bitte die folgenden Parameter:
- BriefMahnRechnung: Mahnstufe, die als Rechnung ausgedruckt wird. Sobald eine Mahnstufe eingestellt ist, gilt für diese der Parameter BriefMahnRechnungTabellenFelder.
- BriefMahnRechnungTabellenFelder: Gibt die Felder an, die in der Rechnungsstufe ausgedruckt werden. Es gelten dieselben Felder wie für den Parameter BelegTabellenFelder.
--> Beachten Sie bitte, dass dies arbeitsplatzbezogene Einstellungen sind, die mindestens am Mahn-Rechner eingestellt sein müssen.
- Wenn Sie eine Mahnstufe als Rechnung festgelegt haben, passen Sie bitte den Brief für diese Mahnstufe an
Beispiel bei einer 4. Mahnung als Rechnung heißt die anzupassende Vorlage je nach verwendetem Druckverfahren:- "V_Mahn4.hed" beim Mahndruck über HighEdit-Formulare;
- "V_Mahn4.dot" beim Druck über Worddruck;
- in der BIBLIOTHECAnext-Vorlagenverwaltung wäre die "4. Mahnung" der Kundenkommunikation anzupassen.
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