Übersicht auf der Startseite der Erwerbung-Kostenstellen / -arten / -Lieferanten

Problembeschreibung

• Welcher Zeitraum wird in der Übersicht der Kostenstellen, Kostenarten und Lieferanten auf der Startseite der Erwerbung ausgewertet bzw. worauf bezieht sich die Übersicht?
• Auf der Startseite der Erwerbung sind Ausgaben gelistet, die seit der Umstellung auf das neue Haushaltsjahr nicht mehr stimmen. Woran kann das liegen?

Gilt für

• BIBLIOTHECAplus, BIBLIOTHECAnext

Lösung

Die Übersicht der Kostenstellen, Kostenarten und Lieferanten auf der Startseite der Erwerbung bezieht sich standardmäßig auf das Buchungsdatum.
Angezeigt werden die Etatinformationen von Bestellungen, deren Buchungsdatum größer oder gleich 01.01. des aktuellen Kalenderjahres ist, z. B. ab 01.01.2024.

Damit sowohl die Etatüberwachung als auch die Etatübersicht anstelle dessen auf das aktuelle Haushaltsjahr gehen, wird im Einstellungsmodul unter "Konfiguration (Sys) / Direkteinstellung / Abschnitt=All" der Parameter ETATHAUSHALTSJAHR aktiviert (Aktuelles Haushaltsjahr = Jahr, das unter "Einstellungen / Konfiguration (Sys), Erwerbung, Buchungen" eingetragen ist). Ist der Parameter dagegen auf Nein (Standard) gesetzt, werden die Buchungen anhand des Buchungsdatums ermittelt.

Hinweise:

• Sobald eine Buchung geändert oder ungeändert nochmals gespeichert wird, wird das bisherige Buchungsdatum mit dem aktuellen Tagesdatum überschrieben, d. h. Buchungsdatum = Änderungsdatum = aktuelles Tagesdatum.
  Beispiel:
  Wurde die Bestellung z. B. 2023 abgeschlossen, aber 2024 nachträglich ergänzt oder geändert, so wird das Buchungsdatum auf das entsprechende Tagesdatum des Jahres 2024 gesetzt. Damit werden die Etatinformationen dieser Bestellung in die Übersicht auf der Startseite mit eingerechnet.
• Durch eine nachträgliche Änderung des Haushaltsjahres wird das Buchungsdatum nicht aktualisiert, d.h. es bleibt erhalten.

Suche auslösender Differenzen:

1. Über "Etat / Etatkonten, Rechnungen suchen" kann nach Buchungzeitraum ab 1.1.2024 ODER (in einer zweiten Recherche) nach Haushaltsjahr gesucht werden. Je nach Buchungsstatus sollten sich Unterschiede ergeben - die Listen jeweils drucken und gegebnüberstellen.
   >> Bitte achten Sie auch auf den Status der Mittelbindung (Verausgabte, Gebundene, Verplante) und ob Gutschriften und/oder Stornosätze mit angezeigt werden sollen.
2. Über "Eingang" und Suche nach Status=Egal + Buchungsdatum "Bestellt zwischen ..." + unten die Option "Suche in Bestellung" erhalten Sie ebenfalls eine Trefferliste Ihrer Bestellungen.
   >> Auch hier können Sie eine zweite Suche mit dem Haushaltsjahr=2024 anstelle des Buchungsdatums zur Gegenüberstellung vornehmen.
   Lassen Sie sich mit der Schaltfläche "Preis" die Haushaltsjahre mit anzeigen und mit der Schaltfläche "Nr" die Bestell- und Rechnungsnummer sowie mit "Datum" die Daten zur Buchung, Lieferung, Zahlung usw. --> Prüfen Sie die dort angegebenen Haushaltsjahre und vergleichen Sie sie mit den Buchungsdaten.

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