Rückgabefristen nach Schließzeiten staffeln
Wie werden Leihfristen nach Schließzeiten so gestaffelt, damit nicht alle Medien am selben Öffnungstag in der Bibliothek zurückgegeben / verlängert werden müssen?
Wenn BIBLIOTHECA eingestellt nach Kalendertagen arbeitet, häufen sich die Rückgabefristen oft auf den ersten Öffnungstag nach einer längeren Schließzeit.
Um die Leihfristvergabe etwas zu "entzerren" kann mit dem Feiertagskalender, dem Mindestrückgabedatum oder der Verbuchungsfunktion Leihfrist angleichen gearbeitet werden.
Feiertagskalender
Unter dem Einstellungsmodul > Konditionen > Feiertage werden sowohl Feiertage als auch Schließtage der Bibliothek erfasst.
Sobald die Fristvergabe automatisch auf den ersten Öffnungstag nach einer eingetragenen Schließzeit gesetzt wird, kann regelmäßig (täglich oder alle 2-3 Tage) die Schließzeit erweitert werden.
Sie ergänzen dabei stets einen weiteren Schließtag. Damit setzt das System die Fristen immer einen Tag nach hinten, die Rückgaben werden gestaffelt.
Überlegen Sie sich, wie weit die Staffelung gesetzt wird, zu empfehlen ist hier ein Zeitraum von ca. einer Woche (7 Rückgabetagen).
Diese zusätzlichen (falschen) Schließtage sollten nach der Staffelung wieder aus dem Kalender entfernt werden, damit evtl. Säumnisgebühren korrekt berechnet werden.
Mindestrückgabedatum
Sie haben die Möglichkeit, pro Arbeitsplatz jeden Tag ein bestimmtes Mindestrückgabedatum anzugeben. Das Ende der Leihfrist wird dann mindestens auf diesen Tag gesetzt.
Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung arbeitsplatzbezogen ist. Sie gilt außerdem nur bis zum Schließen des Moduls!
D. h., bei jeder Anmeldung am Ausleihmodul, muss das Mindestrückgabedatum erneut eingetragen werden. Wird BIBLIOTHECA oder der PC neu gestartet, ist das Mindestrückgabedatum ebenfalls erneut einzutragen.
Für die Ausleihe von Medien mit verkürzter Leihfrist kann z.B. ein PC reserviert sein, an dem kein Mindestrückgabedatum eingestellt ist.
Tipp: Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch folgende Einstellung [ggf. nützlich bei längeren Schließzeiten z.B. zum Jahreswechsel]:
Einstellungen > Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt Ausleihe
· AskMindFrist: Wenn der Parameter aktiviert wird, wird bei jedem Neustart der Verbuchung das Mindestrückgabedatum abgefragt. Dies kann z. B. vor längeren Schließzeiten genutzt werden, um den Rückgabetag zu variieren. Diese Einstellung ist nur dann sinnvoll, wenn die Leihfristen nach Kalendertagen berechnet werden.
Durch das Mindestrückgabedatum erhalten alle Medien dieselbe Frist. Unterschiedliche Fristen für Bücher, CDs, Videos o. ä. werden hierbei nicht mehr berücksichtigt!
Diese Einstellung ist arbeitsplatzbezogen und muss ggf. an jedem relevanten Arbeitsplatz hinterlegt werden. Nach einem Neustart des Programms wird die Änderung der Einstellung aktiviert.
Verbuchungsfunktion Leihfrist angleichen
Beim Ausleihen bzw. Verlängern kann im Modul Ausleihe die Leihfrist individuell angepasst werden. Diese Funktion ist nur bedingt zum Staffeln der Rückgabefristen geeignet, da Sie hier bei jeder Verbuchung oder Verlängerung die Leihfrist verändern müssen.
Gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie eine Ausweisnummer und eine Buchungsnummer ein, deren Leihfrist verändert werden soll.
2. Markieren Sie in der Übersicht links das Medium mit Doppelklick, sodass es mit einem Häkchen versehen ist.
3. Klicken Sie auf Leihfrist (oder F7-Taste). Daraufhin öffnet sich ein Kalender, mit dessen Hilfe Sie das neue Rückgabedatum bestimmen können.
Sie können über die Schaltflächen zu den Zeiträumen festlegen, wie lange die Leihfrist sein soll. Standardmäßig erfolgt die Berechnung vom regulären Rückgabedatum. Wenn Sie auf 3 Wochen klicken, ist die Leihfrist um drei Wochen nach dem regulären Rückgabedatum verlängert.
Die Schaltfläche Heute dient dazu, das aktuelle Datum – und nicht das reguläre Rückgabedatum – für die Berechnung der Leihfrist heranzuziehen. Ein Klick auf Heute und auf 1 Woche bedeutet, dass die Leihfrist vom aktuellen Datum aus bis eine Woche später dauert.
Die Schaltfläche Dauer erzeugt eine Dauerausleihe, die Leihfrist ist bis ins Jahr 2199 verlängert.
4. Schließen Sie den Kalender mit OK und beenden Sie den Ausleihvorgang. Die neue Leihfrist wird damit nur für das markierte Medium gesetzt.
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