Mahnschreiben für bestimmte Benutzergruppen im Word-Druck

Problembeschreibung

Wie kann ich für bestimmte Benutzergruppen, z. B. Kinder und Erwachsene, unterschiedliche Mahnschreiben erstellen, wenn ich den Word-Druck nutze?

Lösung

Je nach verwendetem Office bzw. der Word-Version, unterscheidet sich die Vorgehensweise etwas.
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A) Ab Office 2007 bis Office 2013 und neuer:

Wenn Sie den Word-Druck nutzen, steht Ihnen pro Mahnstufe nur eine Dokumentvorlage zur Verfügung. Sie erreichen die gewünschte Funktionalität, indem Sie sogenannte Bedingungsfelder in die Dokumentvorlage einfügen.
Sie können den Text, der auf den Mahnschreiben ausgegeben wird, also an bestimmte Bedingungen knüpfen, z. B. an unterschiedliche Benutzergruppen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor (Bsp.: Hinterlegen einer Begrüßung (Anrede) für Kinder: "Hallo [Vorname]"):

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
Hinweis: Öffnen Sie Dokumentvorlagen (.DOT) nicht per Doppelklick aus dem Windows Explorer heraus!

2. Wählen Sie über "Datei / Öffnen" die Datei "v_mahn1.dot" von Ihrer BIBLIOTHECAplus-Installation für die erste Mahnung aus.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Sendungen und markieren Sie dort den Punkt [Seriendruckfelder hervorheben]. In Ihrer Dokumentvorlage sehen Sie jetzt alle enthaltenen Bedingungs- und Seriendruckfelder in geschweiften Klammern.
Mit der Tastenkombination Alt+F9 lassen sich alle Feldfunktionen zu diesen Seriendruckfeldern anzeigen und damit auch bearbeiten.

4. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie ein Bedingungsfeld einfügen möchten, z. B. unter dem Betreff.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regeln". Es öffnet sich eine Liste der möglichen Bedingungsfelder.

6. Wählen Sie das Bedingungsfeld "Wenn...Dann..Sonst..." aus. Das Fenster "Bedingungsfeld einfügen" öffnet sich.

7. Definieren Sie die Bedingung:

Abschnitt "Wenn"
- Feldname: "BenutzerGrp"
- Vergleich: "Gleich"
- Vergleichen mit: [Benutzergruppe], z. B. "KIN" für Kinder
Abschnitt "Dann diesen Text einfügen"
- [Text für die Begrüßung der Kinder], z. B. "Hallo"
Abschnitt "Sonst diesen Text einfügen"
- [Text für die Begrüßung der Erwachsenen] Keinen Eintrag vornehmen. Der Text "Sehr geehrte" bzw. "Sehr geehrter" ist abhängig vom Geschlecht, deshalb ist ein Seriendruckfeld zu verwenden.
Resultat: "Wenn Benutzergrp=KIN, dann Hallo"

8. Speichern Sie diese Bedingung über die Schaltfläche "OK". Die Bedingung ist auf der Vorlage sichtbar.

9. Fügen Sie in die Bedingung das Seriendruckfeld ein, über das der Vorname des Kindes ausgewertet wird:

- Positionieren Sie den Cursor in dem eingefügten Bedingungsfeld hinter dem Wort "Hallo".
- Fügen Sie ein Leerzeichen ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen". Es öffnet sich eine Liste der möglichen Seriendruckfelder.
- Wählen Sie das Seriendruckfeld "A_Vorname" aus, wenn in den Benutzerdaten des Kindes die Mahnadresse der Erstadresse entspricht.

10. Fügen Sie in die Bedingung die Seriendruckfelder ein, über die die Anrede für die Erwachsenen erfolgt.

- Positionieren Sie den Cursor in dem eingefügten Bedingungsfeld zwischen den letzten beiden Anführungszeichen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen".
- Wählen Sie das Seriendruckfeld "A_Briefanrede" aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen".
- Wählen Sie das Seriendruckfeld "A_Name" aus.

11. Sie haben für die Anrede folgende Bedingung erstellt: Wenn der Benutzer ein Kind ist, dann begrüßen Sie es mit "Hallo" und seinem Vornamen, sonst verwenden Sie die Standardbriefanrede und den Nachnamen des Nutzers.
Verfahren Sie ggf. ebenso für weitere Bedingungen.

12. Passen Sie ggf. Schriftart und Schriftgröße der des Dokuments an (i. d. R. Arial 12).
13. Deaktivieren Sie über Alt+F9 die Feldfunktionen.
14. Speichern Sie die Datei.
15. Wiederholen Sie die Schritte für die Dokumentvorlagen der weiteren Mahnstufen, z. B. "v_mahn2.dot", "v_mahn3.dot" usw. 

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B) Office 2003:

Wenn Sie den Word-Druck nutzen, steht Ihnen pro Mahnstufe nur eine Dokumentvorlage zur Verfügung. Sie erreichen die gewünschte Funktionalität, indem Sie sogenannte Bedingungsfelder in die Dokumentvorlage einfügen.
Sie können den Text, der auf den Mahnschreiben ausgegeben wird, also an bestimmte Bedingungen knüpfen, z. B. an unterschiedliche Benutzergruppen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor (Bsp.: Hinterlegen einer Begrüßung (Anrede) für Kinder: "Hallo [Vorname]"):

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
Hinweis: Öffnen Sie Dokumentvorlagen (.DOT) nicht per Doppelklick aus dem Windows Explorer heraus!

2. Wählen Sie über "Datei / Öffnen" die Datei "v_mahn1.dot" von Ihrer BIBLIOTHECA2000-Installation für die erste Mahnung aus.

3. Aktivieren Sie über "Extras / Optionen" auf der Registerkarte "Ansicht" das Kontrollkästchen "Feldfunktionen".
In Ihrer Dokumentvorlage sehen Sie jetzt alle enthaltenen Bedingungs- und Seriendruckfelder in geschweiften Klammern.

4. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie ein Bedingungsfeld einfügen möchten, z. B. unter dem Betreff.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bedingungsfeld einfügen". Es öffnet sich eine Liste der möglichen Bedingungsfelder.

6. Wählen Sie das Bedingungsfeld "Wenn...Dann..Sonst..." aus. Das Fenster "Bedingungsfeld einfügen" öffnet sich.

7. Definieren Sie die Bedingung:

Abschnitt "Wenn"
- Feldname: "BenutzerGrp"
- Vergleich: "Gleich"
- Vergleichen mit: [Benutzergruppe], z. B. "KIN" für Kinder
Abschnitt "Dann diesen Text einfügen"
- [Text für die Begrüßung der Kinder], z. B. "Hallo"
Abschnitt "Sonst diesen Text einfügen"
- [Text für die Begrüßung der Erwachsenen] Keinen Eintrag vornehmen. Der Text "Sehr geehrte" bzw. "Sehr geehrter" ist abhängig vom Geschlecht, deshalb ist ein Seriendruckfeld zu verwenden.
Resultat: "Wenn Benutzergrp=KIN, dann Hallo"

8. Speichern Sie diese Bedingung über die Schaltfläche "OK". Die Bedingung ist auf der Vorlage sichtbar.

9. Fügen Sie in die Bedingung das Seriendruckfeld ein, über das der Vorname des Kindes ausgewertet wird:

- Positionieren Sie den Cursor in dem eingefügten Bedingungsfeld hinter dem Wort "Hallo".
- Fügen Sie ein Leerzeichen ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen". Es öffnet sich eine Liste der möglichen Seriendruckfelder.
- Wählen Sie das Seriendruckfeld "A_Vorname" aus, wenn in den Benutzerdaten des Kindes die Mahnadresse der Erstadresse entspricht.

10. Fügen Sie in die Bedingung die Seriendruckfelder ein, über die die Anrede für die Erwachsenen erfolgt.

- Positionieren Sie den Cursor in dem eingefügten Bedingungsfeld zwischen den letzten beiden Anführungszeichen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen".
- Wählen Sie das Seriendruckfeld "A_Briefanrede" aus.
- Fügen Sie ein Leerzeichen ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen".
- Wählen Sie das Seriendruckfeld "A_Name" aus.

11. Sie haben für die Anrede folgende Bedingung erstellt: Wenn der Benutzer ein Kind ist, dann begrüßen Sie es mit "Hallo" und seinem Vornamen, sonst verwenden Sie die Standardbriefanrede und den Nachnamen des Nutzers.
Verfahren Sie ggf. ebenso für weitere Bedingungen.
12. Passen Sie ggf. Schriftart und Schriftgröße der des Dokuments an (i. d. R. Arial 12).
13. Deaktivieren Sie über "Extras / Optionen / Registerkarte: Ansicht" das Kontrollkästchen "Feldfunktionen".
14. Speichern Sie die Datei.
15. Wiederholen Sie die Schritte für die Dokumentvorlagen der weiteren Mahnstufen, z. B. "v_mahn2.dot", "v_mahn3.dot" usw.

Wichtiger Hinweis

Beachten Sie bei künftigen Änderungen, daß Sie Änderungen ggfs. auch innerhalb der Seriendruckfelder vornehmen.

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