Zentrale Erwerbung / Sammelbestellung
Zentrale Erwerbung in den ekz Medienservices (Sammelbestellung)
Die ekz Medienservices bietet die Funktion einer zentralen Erwerbung. So kann beispiels-weise die Hauptstelle oder die zentrale Erwerbungsstelle das Bestellwesen für alle Abteilun-gen oder Zweigstellen übernehmen.
Hinweis: Zum Ablauf und Vorgehensweise in den ekz Medienservices selbst er-kundigen Sie sich bitte direkt bei der ekz.
Es gibt eine Kennung mit der Rolle des Einkäufers, der am Ende des Vorgangs die Bestellung zentral für alle auslöst. In dieser Funktion können unterschiedliche Bestellprofile hinterlegt werden, die über das Feld Für Zweigstellen ekz Kundennummer mit den einzelnen Zweig¬stellen verknüpft werden. Hier muss jeweils die Kundennummer der Zweigstelle eingetragen werden, für die dieses Bestellprofil gültig ist.
Nachdem die Bestellung ausgelöst wurde, wird sie von den ekz Medienservices wie gewohnt verarbeitet und nach BIBLIOTHECAnext in die Erwerbung übertragen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Hinweis auf Dubletten- oder Budgetcheck nur dem Hinweis dient, dass die beiden Systeme miteinander kommunizieren, da kein Check auf Zweigstellenebene durchgeführt werden kann.
Tipp: Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Nutzung der ekz-Medienservices.
Unterschiede zu herkömmlichen Vorgehensweise in den ekz Medienservices: Ist in einer Bestellung eine Bestellposition vorhanden, die mehrere Exemplare für unter-schiedliche Zweigstellen / Kostenarten / Kostenstellen enthält, wird diese Einzelbestellung als Sammelbestellung in BIBLIOTHECAnext behandelt. Eine Gesamtbestellung kann sowohl Ein¬zelbestellpositionen als auch Sammelbestellpositionen enthalten. Wird mindestens eine Sam¬melbestellposition in der Bestellung erkannt, wird die Zweigstelle für die Gesamtbestellung in der Registerkarte Weitere Daten leer gelassen. In der Einzelbestellposition wird in der Re¬gisterkarte Bestelldaten der Haken bei Sammelbestellung gesetzt und die Anzahl der Exemplare eingefügt. In der Registerkarte Verwaltung bleibt das Feld Zweigstelle leer, da¬für wird die Registerkarte Sammelbestellung aktiv und mit den entsprechenden Informatio¬nen aus den ekz Medienservices befüllt. Hier finden Sie dementsprechend die Kostenart, Kostenstelle und die Zweigstelle der bestellten Exemplare.
Tipp: Mehr zum Thema Sammelbestellung finden Sie im Kapitel Erwerbung > Neuerwerbung > Registerkarte Sammelbestellung. Ist die Einstellung gesetzt, dass automatisch ein Katalogeintrag angelegt wird, werden auch die Medien- und Exemplardaten mit den Informationen aus der Sammelbestellung befüllt. Die Exemplare werden dabei direkt den Zweigstellen aus der Registerkarte Sammelbestel-lung zugewiesen.
Sollten Sie Daten bei der ekz mitbestellen, werden diese in der Registerkarte Preise als zu-sätzliche Kosten aufgelistet. Diese enthalten aber keine Kostenstelle, Kostenart oder Zweigstelle.