Integrationsworkflow

1. Patron requests ILL item

The workflow begins when the patron submits an ILL request using the Patron Request Form. 

 Caution: The Patron Request Form must contain the Patron ID field so patrons are required to enter their patron barcode when submitting a request. The patron barcode is the connection between the ILL Request and the Circulation module.

Library staff can also initiate requests for the patron within Tipasa by providing the patron’s barcode in the ILL Request.

Um eine Fernleihanfrage zu stellen, muss der Benutzer:

1. Suchen Sie den Artikel.
2. In the Item Detail view, under Availability / Holdings, click Request Item.
3. Füllen Sie die Felder im Benutzeranforderungsformular aus. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Damit die Integration funktioniert, muss das Feld „Benutzer-ID“ (Benutzer-Barcode) ausgefüllt werden.
4. Click Submit.
5. Once submitted, the Request ID is returned. The ILL request can be tracked by this number in Tipasa.

Überlegungen

• Benutzer müssen per IP-Bereich (auf dem Campus oder über einen Proxy) authentifiziert werden, um das Benutzeranforderungsformular anzuzeigen.
• Um die Integration auszulösen, muss der Benutzer-Barcode mit einem Barcode in einem Benutzerkonto in WorldShare Circulation übereinstimmen.

2. ILL staff review request and send to lenders (Tipasa)

Once the request is received in Tipasa, library staff need to review the request and send it to lenders.

So überprüfen und senden Sie die Anfrage:

1. Click the Interlibrary Loan tab.
2. On the left navigation, click Borrowing Requests > New for Review.
3. Click the Request ID or Title to view the request.
4. Verify the patrons' Circulation barcode is saved in the Patron ID field.
5. Prüfen Sie die Anfrage und wählen Sie die Kreditgeber aus.
6. Click Send Request to send the request.
7. Wenn die Anfrage gesendet wurde, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
8. Click the Request ID in the confirmation message to return to the request.

 Note:  If you have set up patron fees in the ILL Settings section of the WMS Circulation module in the OCLC Service configuration, patron bills are assessed when the lending library marks a request as Shipped.  The fee will appear in the Bills tab of the patron's Circulation record.  The Request ID will appear in the Bill note.  Please see Enable WorldShare Circulation integration with Tipasa for additional information.  

Überlegungen

• The ILL request will be directed to the New for Review queue or match an automation (if set up). With automation, information in the request is matched against the automation. If the request matches the automation, it is processed based on the Automation Request Manager settings. Some libraries may automatically send out patron-initiated ILL requests to select lenders.  See Automated Request Manager. 
• Abhängig vom Arbeitsablauf Ihres ILL-Personals kann die ILL-Anforderung unter „Neu zur Überprüfung“ vor dem Senden überprüft (als überprüft markiert) werden. Mit anderen Worten: Es kann sein, dass Ihr Personal für die Prüfung und Auswahl der Kreditgeber zuständig ist, während ein anderer Mitarbeiter die endgültige Prüfung und Einreichung vornimmt. Wenn Ihre Bibliothek Anfragen vor der Übermittlung überprüft, können Sie in diesem Schritt auch die Überprüfung des Benutzernamens und des Barcodes hinzufügen.

3. ILL staff receive item from lender (Tipasa)

Once you receive the item from the lender, you need to confirm or enter the item’s barcode in the ILL Request in Tipasa and mark the request as received. The system will use the barcode to create the temporary item, which can be seen in step 4.

So bestätigen Sie den Barcode und markieren den Artikel als erhalten:

1. Click the Interlibrary Loan tab.
2. On the left navigation, click Borrowing Requests > In Transit.
3. Geben Sie bei der Artikelanforderung den temporären Barcode im dafür vorgesehenen Feld ein.
   • Wenn Sie sich dafür entschieden haben, den Barcode der versendeten Artikel des Lieferanten zu verwenden, wie im Modul „Ausleihintegration“ der Servicekonfiguration konfiguriert, wird dieser Wert hier automatisch eingetragen. Der Barcode des gelieferten Artikels des Lieferanten wird in der Anfrage auch im Feld „Barcode des Artikels des Lieferanten“ angezeigt.
   • If you have determined to use the request ID as configured in the Circulation Integration module of the Service Configuration, this value will automatically populate here.
    

   

    

    Note:  The supplier's shipped item barcode can be replaced in the Temporary Barcode field.  You may wish to use the Tipasa Request ID as the item's barcode to more easily research the ILL request after it has been closed by the lending library.

4. Click Mark as received.
   • Wenn Sie im Modul „Ausleihintegration“ der Servicekonfiguration die Erstellung eines Ausleihartikel-Datensatzes bei Erhalt konfiguriert haben, wird ein temporärer Artikel mit dem Barcode erstellt, der im Feld „Temporärer Barcode“ eingegeben wurde. Der vom Benutzer gewählte Abholort wird auch im temporären Artikel angezeigt, sodass der Artikel bei seiner Ankunft an den gewählten Ort weitergeleitet werden kann.
     • Wenn der vom Kunden gewählte Abholort einen nicht konfigurierten Ort enthält (z. B. „Lieferung an meine Adresse“), wird als Abholort standardmäßig die Heimatfiliale des Kunden festgelegt.
     • In der Ausleihhistorie wird durch ein Update angezeigt, dass das temporäre Element auf seine Erstellung wartet. Die zum Abschließen der Aufzeichnung benötigte Zeit kann unterschiedlich ausfallen, liegt aber im Allgemeinen im Sekundenbereich.
   • Klicken Sie auf „Aktualisieren“ , um den Anforderungsverlauf neu zu laden.
   • Nach Abschluss wird im Anforderungsverlauf der Status „Temporärer Artikeldatensatz [Barcode] erfolgreich erstellt“ angezeigt.

5. Nach Abschluss dieser Schritte sollte das ILL-Personal einen Buchgurt ausdrucken, ihn am physischen Artikel anbringen und den physischen Artikel an das Ausleihpersonal senden.

Patrons can track the process of the ILL request by checking their account in My Account. The On Route status is displayed to the patron as “This item is being sent to [patron’s pickup location].”

Überlegungen

If you have configured to charge the patron on shipped in the Circulation Integration module of the Service Configuration, fees will be assessed to the patron's account when the item is shipped from the lender.

If you have enabled WorldShare Circulation and Tipasa integration, do not batch receive loan requests.  Each request should be received separately so that an item barcode can be specified for use in WorldShare Circulation.

4. Temporäres Element wird erstellt und reserviert (System)

If you have configured this setting in the Circulation Integration module of the Service Configuration, after you mark a request as received, the system creates a temporary item and places an item-level hold on the item for the patron. If configured, a notification of the item's availability is sent to the patron.  Please see Notifications for more information.

You can confirm that the system created the temporary item by searching for the record in the Circulation module.

So bestätigen Sie, dass der Artikel erstellt wurde:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ausleihe “.
2. On the left navigation, click Discover Items.
3. From the list under the Enter barcode field, select Temporary Items.
4. Suchen Sie nach dem Titel (oder Autor) des angeforderten Artikels.
5. From the search results, click the item’s Title and confirm that the temporary item was created.
6. On the Item Details screen, in the upper right corner of the screen, click Holds.
7. Überprüfen Sie, ob für den Benutzer eine Vormerkung auf Exemplarebene vorgenommen wurde.

The Item Details view will include the Request ID and lending library name from the Tipasa request.

Überlegungen

• Der Regalstandort und der Aufbewahrungsort des Artikels entsprechen den Konfigurationen, die im Abschnitt „ILL-Einstellungen“ des WMS-Ausleihmoduls in der OCLC-Servicekonfiguration festgelegt sind.
• The hold is placed and fulfilled at the item's home branch and may need to be routed to the patron's pickup location to trigger the Hold Pickup Notification.

You can also confirm that the hold was created by checking the Holds tab in the patron’s account. The ILL request should appear as an active hold. The request ID will display in the Edit hold request dialog box.

5. Ausleihpersonal checkt den Artikel ein (WorldShare Circulation)

Das Ausleihpersonal erhält den physischen Artikel von der ILL-Abteilung und checkt den Artikel ein, um eine Abholbenachrichtigung oder eine Quittung auszulösen, wenn der Artikel am Abholort des Benutzers eintrifft.

So checken Sie den Artikel ein:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ausleihe “.
2. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Check-in“.
3. Checken Sie den Artikel ein, indem Sie den Strichcode vom Buchband scannen, sofern vorhanden (das ILL-Buchband enthält einen scannbaren Strichcode für die Anforderungs-ID. Dies ist der empfohlene Strichcode).
4. Drucken Sie die generierte Reservierungsquittung aus .

Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, legen Sie den physischen Artikel und den Beleg zur Abholung in das Bereitstellungsregal.

Als Ergebnis wird die Vormerkung des Benutzers aktualisiert in:

• Das Konto des Benutzers in WorldCat Discovery (Der Benutzer kann sofort feststellen, dass sein Artikel angekommen ist und zur Abholung bereit steht.)
• Das Ausleihmodul (Das Ausleihpersonal erkennt, dass eine Vormerkung zur Abholung bereit liegt, wenn der Kunde eintrifft.)
• Die Benachrichtigung zur Abholung einer vorgemerkten Leihgabe (Das System generiert eine Abholbenachrichtigung, die dem Kunden per E-Mail zugesandt wird. E-Mail-Benachrichtigungen werden zu jeder vollen Stunde gesendet.).

6. Das Ausleihpersonal leiht den Artikel an den Kunden aus (WorldShare Circulation)

Wenn der Kunde kommt, um den Artikel abzuholen, leiht das Ausleihpersonal den Artikel an den Kunden aus.

So checken Sie den Artikel aus:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ausleihe “.
2. Scannen oder geben Sie im Feld „Barcode eingeben“ unter „Benutzer unterstützen“ den Barcode des Benutzers ein.
3. Scannen oder geben Sie im Konto des Benutzers im Feld Barcode eingeben den Barcode des Exemplars ein.
4. Überprüfen Sie das Fälligkeitsdatum auf dem Buchriemen.
5. The due date will revert to the stricter date between what the lender due date in Tipasa and configurations of WorldShare Circulation policies.  If you need to change the due date to allow time for processing before returning the item to the lender, make sure the item is selected and click Change Due Date, at the bottom of the screen.
   • If you have configured a patron offset date, this will be reflected in the Due Date.
   • Geben Sie das neue Fälligkeitsdatum ein, indem Sie das Datum eintippen oder auf die Kalenderschaltfläche klicken, um ein Datum auszuwählen. OK klicken .
6. Bestätigen Sie das Fälligkeitsdatum, bevor Sie den Artikel dem Kunden übergeben.

7. Patron returns item and staff check in item (WorldShare Circulation/Tipasa)

Die Zeit vergeht, während der Benutzer den Artikel ausgeliehen hat. Wenn der Benutzer den Artikel zurückgibt, checkt das Ausleihpersonal oder das Fernleihpersonal den Artikel ein.

So checken Sie den Artikel ein:

If you have enabled the Check in item on returned functionality in the Circulation Integration module of the OCLC Service Configuration, the item is automatically checked-in when the request is marked as returned in Tipasa. 

1. Tipasa staff mark the request as Returned.
2. In der Ausleihhistorie werden die temporär in das Ausleihsystem eingebuchten Artikel angezeigt.
3. Der im Umlauf befindliche Artikel wird als „Nicht verfügbar“ angezeigt.

Wenn Sie die Funktion zum automatischen Einchecken nicht aktiviert haben:

Ausleihpersonal:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ausleihe “.
2. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Check-in“.
3. Scannen oder geben Sie im Feld „Artikel-Barcode“ den Barcode des Artikels ein.
4. Die Mitarbeiter werden mit einer Meldung aufgefordert, die WorldShare-Anfrage [ Anfrage-ID ] zu aktualisieren.
5. Das Ausleihpersonal kann angewiesen werden, den Artikel an die konfigurierte Stammfiliale für temporäre Artikel weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter ILL-Einstellungen .  Wenn der Artikel in der Stammfiliale des temporären Artikels eingecheckt wird, wird der Status des Artikels auf „Nicht verfügbar“ aktualisiert.

Tipasa staff:

Sobald der Artikel an die ILL-Abteilung zurückgegeben wurde, kennzeichnet das ILL-Personal den Artikel als zurückgegeben und schickt ihn an den Verleiher zurück.

So markieren Sie den Artikel als erhalten und geben ihn an den Verleiher zurück:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Fernleihe“ .
2. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Druckwarteschlange“ > „Rücksendeetiketten“.
3. Bestätigen Sie, dass der Artikel aufgeführt ist.
4. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Ausleihanfragen“ > „Erhalten/In Verwendung“ und öffnen Sie die Anfrage für den Artikel.
5. Klicken Sie auf Artikel zurückgeben.
6. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt und der Artikelstatus wird auf „Zurückgegeben“ aktualisiert.
7. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Druckwarteschlange“ > „Rücksendeetiketten“. Verarbeiten Sie die Druckwarteschlange.
8. Drucken Sie das Etikett aus.

Befestigen Sie das Etikett am Paket mit dem Artikel und senden Sie es an den Kreditgeber. Sobald der Verleiher den zurückgegebenen Artikel erhält, kennzeichnet er ihn als „Eingecheckt/Abgeschlossen“ und die ILL-Anfrage wird geschlossen.

Wenn eine ILL-Anfrage geschlossen (als abgeschlossen markiert) wird, wird sie archiviert. Persönlich identifizierbare Benutzerinformationen, einschließlich Name und Barcode, werden entfernt. Das Anfragearchiv kann nach der Anfrage-ID durchsucht werden. Wenn die Anforderungs-ID als temporärer Artikel-Barcode verwendet wird, können Sie im Ausleihmodul nach dem Artikel suchen und sehen, welcher Benutzer ihn zuletzt ausgeliehen hat.

Überlegungen:

Sie können das temporäre Element im Ausleihmodul löschen, sobald die Anfrage vom Verleiher geschlossen wurde.

Im Modul „Ausleihe“ werden die Artikeldetails und Statistiken aktualisiert und zeigen:

• Zuletzt ausgestellt an: Der mit der Fernleihbestellung verbundene Benutzer
• Das temporäre Element zeigt zur zukünftigen Bezugnahme weiterhin die Anforderungs-ID und den Namen der bereitstellenden Bibliothek an.

1. ILL-Mitarbeiter reagieren auf Ausleihanfragen

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Kreditanfragen > Können Sie liefern?“ und überprüfen Sie die Kreditanfragen.
2. Sobald der angeforderte Artikel abgerufen wurde, geben Sie im Abschnitt „Anforderungsdetails“ den Barcode in das Feld „Artikel-Barcode“ ein.
3. Geben Sie das gewünschte Fälligkeitsdatum ein.
4. Geben Sie den Artikel-Barcode des Artikels ein, um die Anfrage zu erfüllen.
5. Geben Sie zusätzliche Pflichtfelder an.
6. Antworten Sie mit Ja. Der Status wird auf „Versendet/Unterwegs“ aktualisiert.
7. Optional. Drucken Sie Versandetiketten und Buchgurte/Aufkleber.
8. If configured in the Circulation Integration module, the item is checked out of WorldShare Circulation when shipped to the borrowing library.
9. Der Ausleihverlauf zeigt an, dass der Artikel aus dem Ausleihsystem ausgeliehen wurde.
10. Der Artikel wird an das Benutzerkonto der entleihenden Institution ausgeliehen, wie beim Einrichten der Integration konfiguriert. 
    • You may wish to configure notifications to be sent to a staff email address for this account to be alerted about overdue ILL requests.  Please see Notifications for more information.
    • The Due Date is set by the request's due date in Tipasa and not by Circulation policy configurations.
11. Wenn Sie den Artikel in WorldShare Circulation anzeigen, enthalten die Artikeldetails die Anforderungs-ID und die ausleihende Institution als zusätzliche Referenz.

2. Erhalten Sie den Artikel von der ausleihenden Institution

Bei Rückgabe des Artikels:

1. Klicken Sie in der linken Navigation unter „Ausleihanfragen“ auf „ Zurückgegeben“ > „Zurückgegeben/Unterwegs“.
2. Klicken Sie auf dem Bildschirm „Zurückgegeben/Unterwegs“ auf die Anforderungs -ID oder den Titel , um die Anforderung anzuzeigen. Hinweis: Anforderungswarteschlangen, bei denen die Stapelverarbeitung verfügbar ist, verfügen über ein Stapelverarbeitungssymbol () in der linken Navigation.
3. Überprüfen und bestätigen Sie in der Anfrage die Informationen im Akkordeon „Anfragedetails“ .
4. Um die Anfrage abzuschließen, klicken Sie auf „Eingecheckt/Abgeschlossen“.
5. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt und die Anfrage ist abgeschlossen.
   Hinweis: Wenn der Artikel als „Nicht zurückgegeben“ markiert ist, wird er in der linken Navigation unter „Zurückgegeben“ > „Zurückgegeben, aber fehlt“ angezeigt und wird nach 180 Tagen aus dem System gelöscht.
6. If configured in the Circulation Integration module, when the item is Checked in/Complete in Tipasa, it is checked in and appears available in WorldShare Circulation.
   • Der Status des Artikels wird gemäß der Sammlungstyprichtlinie auf „Verfügbar“ oder „Nicht verfügbar“ aktualisiert.
   • Vormerkungen und Artikelpläne werden nicht automatisch erfüllt.  Wenn der Artikel benötigt wird, um eine Vormerkung oder einen Zeitplan einzuhalten, wird er in der Abrufliste seiner Heimatfiliale angezeigt.
   • Das Ausleihpersonal möchte den Artikel möglicherweise nach Erhalt noch einmal einchecken, um die nächsten Schritte zu bestimmen.
   • Nach dem ersten Einchecken wird für den ausgeliehenen Artikel in WorldShare Circulation weder die Anforderungs-ID noch der Name der ausleihenden Institution mehr angezeigt.

If the item is checked in to WorldShare Circulation prior to Tipasa:

• Die Mitarbeiter werden aufgefordert, die WorldShare-Anfrage [Anfrage-ID] zu aktualisieren.
• Tipasa staff will need to mark the request as Checked-in/Complete.