Zur Startseite
OCLC Support

Ontlenen

Ontlenen

Onder ontlenen wordt verstaan: het gebruiken van een reeds in het bestand aanwezige beschrijving. Beschrijvingen kunnen op twee manieren zijn ingevoerd:

  • als titel van een andere Pica deelnemer en
  • als tape-titel.

 Als titel van een andere Pica deelnemer

ALGEMENE REGEL: WIJZIG NIET IN DE BIBLIOGRAFISCHE GEGEVENS

In een gezamenlijk catalogiseersysteem is het van essentieel belang dat gebruikers elkaars beschrijvingen op correcte wijze ontlenen. Daarvoor is een zeker vertrouwen in de werkwijze van de ander noodzakelijk. Toch is het voor sommige toepassingen gewenst een extra zekerheid te creëren ter voorkoming van fouten bij ontlenen.

Voor de produktie van een Nationale Bibliografie bijvoorbeeld is het zeker niet onredelijk de beschrijvingen die hiervoor worden gebruikt, extra te beveiligen.

Beveiliging van een beschrijving kan worden bereikt door een "v" in te voeren op positie 3 van kmc 0500. De titel is vanaf dat moment niet meer muteerbaar voor derden.

Bij het ontlenen van een beschrijving, gemaakt door een andere Pica-deelnemer, kunnen de volgende situaties zich voordoen:

  • De titel is niet beschermd, heeft een x-status: alle gegevens zijn muteerbaar. Zoals hierboven reeds is gesteld: wijzig niets aan de beschrijving! Alleen evidente fouten moeten worden verbeterd. De beschrijving hoeft niet te worden gecontroleerd; dat is al gebeurd bij de invoer. Met name ingangen zijn heilig; zo gebruiken bijvoorbeeld openbare bibliotheken een deel van het hoofdwoord voor de opbouw van de signatuur. De afspraak is dan ook dat bij wijziging van het hoofdwoord in de kmc's 30004000 en 321X (bijv. bij een MP met wijziging van het hoofdwoord), de instellingen die de titel in gebruik hebben, door de muterende gebruiker via een mail op de hoogte moeten worden gebracht van de wijziging.

Bij wijziging van positie 1 en/of positie 2 van kmc 0500 dienen de bibliotheken die de betreffende titel gebruiken via de mail-functie van de wijziging op de hoogte te worden gebracht.

Bij onenigheid omtrent de bibliografische gegevens beslist Pica, of in algemene gevallen het GGC Gebruikersraad. Muteer dus nooit zonder meer!

N.b.: Een uitzondering vormen de Leidse retro-tijdschrifttitels. De 2e positie van kmc 0500 kan zonder meer worden gemuteerd. Deze retrotitels zijn te herkennen door de invulling van kmc 0500 Abriq

  • De titel is beschermd. In deze situatie kunnen alleen bibliografische gegevens worden toegevoegd. Ook hier geldt: houd rekening met de andere gebruiker.

In alle gevallen geldt dat vooral met ingangen zeer voorzichtig moet worden gehandeld. Zo is het bijvoorbeeld ongewenst dat thesaurerende gebruikers stuiten op titels waaraan meer ingangen op naam zijn toegevoegd dan eigenlijk noodzakelijk is. Immers: er moeten dan namen worden gethesaureerd waarop geen ingang is gewenst. Zo is het ook onjuist om aan een gethesaureerde titel ongethesaureerde namen toe te voegen. Immers: de thesaurerende gebruiker wordt nu geconfronteerd met een niet gecontroleerde naam. Ook het ongebreideld maken van verdubbelingen is een ongewenste situatie. Elke gebruiker dient op dit punt PAR 402 te volgen, waarbij duidelijk is gesteld dat het maximum aantal auteursingangen nooit meer dan 6 kan zijn en titelingangen niet meer dan 3. Meer ingangen zijn -behalve in zeer speciale uitzonderingsgevallen- overbodig.

Als tape-titel

Het Pica-bestand wordt regelmatig aangevuld met beschrijvingen van The British National Bibliography, The Library of Congress en Deutsche Bibliothek. Deze beschrijvingen zijn o.a. herkenbaar aan de broncode in kmc 0200.

Bij ontlenen van een tape-titel geldt als algemene regel: neem de titel zo veel mogelijk integraal over. Alleen evidente fouten moeten worden verbeterd. Annotaties worden niet vertaald. Alleen de inhoud van het impressum kan, indien nodig, worden bijgesteld (zie beschrijving KMC 4030).

Ontlenen van oudere beschrijvingen

Het bestand van het GGC bevat onder meer een groot aantal beschrijvingen die zijn vervaardigd vóór 1 maart 1985. De huidige richtlijnen waren op deze beschrijvingen niet van toepassing. Indien een dergelijke beschrijving bij het ontlenen toch moet worden bijgewerkt -hoewel dit in principe moet worden vermeden- gelden de volgende afspraken:

MONOGRAFIEËN

kmc 2010:

Indien een deelbeschrijving van een reeks een kmc 2010 bevat (waarin het ISSN van de koepeltitel is vermeld), wordt deze kmc 2010 alleen verwijderd als tegelijkertijd een kmc 418X wordt toegekend met het PPN van de betreffende koepeltitel.

kmc 2000:

Dezelfde opmerking als bij kmc 2010.

MEERDELIGE PUBLICATIES

kmc 2000:

Indien een deelbeschrijving van een MP een kmc 2000 bevat (met daarin het ISBN van de hele MP) wordt deze kmc 2000 alleen verwijderd als tegelijk een kmc 4160 wordt toegekend met het PPN van de desbetreffende MP koepeltitel.

Afgesloten open titels worden niet omgewerkt. Nog niet afgesloten open titels waar nog een beperkt aantal delen aan moet worden toegevoegd, of waarvan de delen onzelfstandige titels hebben, worden niet omgewerkt. Van deze laatste regel wordt de Brinkman uitgezonderd: deze instelling mag in dat geval een open titel wel omwerken.

Retro titels worden niet omgewerkt. Echter: als het ontlenen van een retro titel problemen geeft, wordt niet dubbel ingevoerd, maar wordt de eigenaar verzocht kmc 4200 om te zetten naar kmc 4800, zodat de open titel als koepeltitel kan worden gebruikt door anderen. Wanneer een gebruiker (op goede gronden) een koepeltitel van een MP wil afsluiten, dan kan dit worden gedaan zonder dat hiervoor andere gebruikers op de hoogte moeten worden gebracht. Echter: in die gevallen, waarin het afsluiten van de MP gebeurt vanwege een titelwijziging, moeten andere gebruikers hiervan wel op de hoogte worden gebracht.

Ook wanneer wordt besloten om bij grensgevallen tussen MP's en SP's een eenmaal gemaakte keuze te wijzigen, (bijvoorbeeld wanneer bij nader inzien een als SP gekenmerkte titel toch een MP moet worden), dan dienen andere gebruikers hiervan op de hoogte te wo rden gebracht.