Bezitssynchronisatie handleiding

Inleiding

De collectie van een bibliotheek is natuurlijk in de eigen catalogus te raadplegen door klanten en gebruikers. Maar om de bibliotheekcollectie ook zichtbaar te maken op andere plekken, zoals op bibliotheek.nl, is synchronisatie nodig met andere systemen, zoals het GGC en de NBC+. 

Toen een start werd gemaakt met het synchroniseren van de collecties van bibliotheken naar het GGC, heeft een initiële load plaatsgevonden met de metadata van de collecties van alle bibliotheken en de bijbehorende vestigingen. Vervolgens is een proces ingericht waarmee de bibliotheekcollecties dagelijks worden gesynchroniseerd, zodat de collecties up to date zijn in het GGC, de NBC+ en op bibliotheek.nl.

Normaal loopt deze synchronisatie automatisch door, maar soms verandert er iets binnen de organisatie van een basisbibliotheek of vestiging dat impact heeft op het synchronisatieproces.

In dit document behandelen we de organisatiewijzigingen bij bibliotheken die invloed kunnen hebben op de synchronisatie van het lokale bibliotheeksysteem naar het GGC. We leggen uit welke wijzigingen binnen een organisatie invloed hebben op het synchronisatieproces en welke acties per situatie moeten worden ondernomen om het synchronisatieproces correct te laten verlopen.

Door wijzigingen in het verleden of door omissies in het synchronisatieproces kan er een verschil zijn ontstaan tussen de collecties in het lokale systeem en het GGC en daardoor in de NBC+. De manier waarop deze verschillen worden opgelost wordt in een aanvullend document beschreven.  

Deze handleiding is bedoeld voor alle medewerkers van basis-, plusbibliotheken en Provinciale Ondersteuningsinstellingen (POI) die zich bezighouden met bezitssynchronisatie.

In deze handleiding zullen we de volgende organisatiewijzigingen behandelen die van invloed zijn op het synchronisatieproces:

• Verhuizing van een vestiging naar een andere basisbibliotheek / fusie enkele locaties
• Opheffing van een vestiging, situatie 1 / bibliotheeklocatie sluit
• Opheffing van een vestiging, situatie 2 / bibliotheeklocatie sluit
• Opheffing van een vestiging, situatie 3 / bibliotheeklocatie sluit
• Opheffen basisbibliotheek / fusie meerdere bibliotheken
• Afsplitsing van een vestiging van een basisbibliotheek / verzelfstandiging
• Basisbibliotheek wijzigt van ILS
• Basisbibliotheek migreert naar ILS van POI

In het geval van één van de bovenstaande organisatiewijzigingen raden we altijd aan om contact op te nemen met de OCLC Servicedesk. Als we op de hoogte zijn van de wijziging kunnen we advies geven over de te nemen stappen.

In het hoofdstuk Toelichting bij de synchronisatie vindt u een woordenlijst met een uitleg van veelgebruikte begrippen.

Toelichting bij de synchronisatie

Verhuizing van een vestiging naar een andere basisbibliotheek (G!DS scenario: Fusie enkele locaties)

In dit geval gaat een vestiging van basisbibliotheek X over naar basisbibliotheek Y.

Wijzigt de ISILcode?

Ja, de vestiging krijgt een 2^e, administratieve ISILcode met positie 1-9 van bibliotheek Y en indien nodig, een nieuwe vestigingcode op positie 10-13. 

Zijn er wijzigingen in het ILS?

Ja, de vestiging wordt verplaatst van het ILS van bibliotheek X naar het ILS van basisbibliotheek Y en de administratieve ISIL wordt opgenomen in het ILS van bibliotheek Y.

De vestiging krijgt een nieuwe ILS locatiecode (indien nodig) en wordt opgenomen in het uitwisselingsbestand van bibliotheek Y.

Het is afhankelijk van uw situatie en systeemleverancier of u de wijziging zelf in het ILS kunt doorvoeren of dat de systeemleverancier dit voor u doet. Als er bijvoorbeeld sprake is van 2 ILSen verzorgt de systeemleverancier het bijladen van exemplaren (+ evt. titels) van het ene naar het andere ILS en stemt de synchronisatie af: er moeten eerst delete-berichten van de oude ILS/ISIL verstuurd worden voordat de insert-berichten van de nieuwe ILS/ISIL worden verstuurd. Neem contact op met de supportafdeling van uw systeemleverancier om uw situatie voor te leggen.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Ja, de vestiging valt nu in het GGC onder het ILN van bibliotheek Y. De ILS locatiecode van de vestiging moet in het GGC bij bibliotheek X verwijderd worden of wordt met een delete bericht verwijderd uit het GGC. De exemplaargegevens van de vestiging worden als insert-berichten bij bibliotheek Y opgenomen in het uitwisselingsbestand voor het GGC. Vervolgens worden met het uitwisselingsbestand de exemplaren van de vestiging ingelezen in de exemplaarblokken van bibliotheek Y. Stem met OCLC en uw systeemleverancier af wat voor uw bibliotheek de beste aanpak is.

Het GGC user beheer wordt aangepast. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

Opheffing van een vestiging, situatie 1 (G!DS scenario: Bibliotheeklocatie sluit)

In deze situatie wordt Vestiging 1 van basisbibliotheek X opgeheven. De collectie wordt niet verplaatst naar een andere vestiging of basisbibliotheek.

Wijzigt de ISILcode?

Ja, de ISILcode van de vestiging wordt op non-actief gezet in de G!ds en is daardoor niet meer zichtbaar. Neem hiervoor contact op met de G!ds. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht.

Zie ook: https://www.gidsvoornederland.nl/werken-met-gids/uitleg-en-handleidingen/bibliotheekinformatie-in-gids/inrichting-in-gids/bibliotheeklocatie-sluit 

Zijn er wijzigingen in het ILS?

Ja, de exemplaargegevens van de vestiging worden verwijderd of op non-actief gezet. Het is afhankelijk van uw situatie en systeemleverancier of u de wijziging zelf in het ILS kunt doorvoeren of dat de systeemleverancier dit voor u doet. Neem bij twijfel contact op met de supportafdeling van uw systeemleverancier.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Ja, de exemplaren van de vestiging worden verwijderd uit het exemplaarblok van bibliotheek X. Deze wijziging wordt in principe automatisch doorgevoerd door de verwerking van het deletebericht dat van uw ILS naar het GGC wordt gestuurd. We raden aan om contact op te nemen met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org om te controleren dat de deleteberichten correct verwerkt zijn. Indien nodig verwijdert OCLC achtergebleven exemplaren.

GGC user beheer wordt aangepast. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

Opheffing van een vestiging, situatie 2 (G!DS scenario: Bibliotheeklocatie sluit)

In deze situatie wordt vestiging 1 van basisbibliotheek X opgeheven. De collectie wordt verplaatst naar vestiging 2 binnen basisbibliotheek X of verdeeld over meerder vestigingen.

Wijzigt de ISILcode?

Ja, de ISILcode van vestiging 1 wordt op non-actief gezet in de G!ds en is daardoor niet meer zichtbaar. Neem hiervoor contact op met de G!ds. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht.

Zie ook: https://www.gidsvoornederland.nl/werken-met-gids/uitleg-en-handleidingen/bibliotheekinformatie-in-gids/inrichting-in-gids/bibliotheeklocatie-sluit 

Zijn er wijzigingen in het ILS?

Ja, de collectie van vestiging 1 krijgt de ILS locatiecode van vestiging 2. De collectie moet hiervoor geherloceerd worden onder de nieuwe vestiging. Uw systeembeheerder zal dit in de meeste gevallen zelf kunnen doen, eventueel met ondersteuning van de systeemleverancier.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Nee, de wijzigingen in het ILS worden als update opgenomen in het uitwisselingsbestand waardoor automatisch de ILS locatiecode van vestiging 1 wordt gewijzigd in de locatiecode van vestiging 2. We raden aan om achteraf een check te doen met behulp van de KB-monitoringstool. Als er nog oude locatiecodes aanwezig zijn, neem dan contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org. OCLC kan exemplaren met een oude code verwijderen.

Opheffing van een vestiging, situatie 3 (G!DS scenario: Bibliotheeklocatie sluit)

In deze situatie wordt vestiging 1 van basisbibliotheek X opgeheven. De collectie wordt verplaatst naar vestiging 2 van basisbibliotheek Y, waarbij basisbibliotheek een ander ILS heeft waardoor collecties niet herloceerd kunnen worden.

Wijzigt de ISILcode?

Ja, de ISILcode van vestiging 1 wordt op non-actief gezet in de G!ds en is daardoor niet meer zichtbaar. Neem hiervoor contact op met de G!ds. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht.

Zie ook: https://www.gidsvoornederland.nl/werken-met-gids/uitleg-en-handleidingen/bibliotheekinformatie-in-gids/inrichting-in-gids/bibliotheeklocatie-sluit

Zijn er wijzigingen in het ILS?

Ja, vestiging 1 wordt verwijderd uit  het ILS van bibliotheek X. De exemplaren van vestiging 1 worden in het ILS afgeschreven/verwijderd en genereren een delete bericht naar het GGC.

De collectie van vestiging 1 wordt toegevoegd aan de collectie van vestiging 2 van bibliotheek Y door middel van een import. De exemplaren krijgen de ILS locatiecode van vestiging 2 en worden opgenomen in het uitwisselingsbestand van bibliotheek Y. De exemplaargegevens van vestiging 2 worden als insert-berichten opgenomen in het uitwisselingsbestand voor het GGC. Als de bibliotheek onder het ILS van de POI valt (zoals Probiblio), dan wordt de collectie van vestiging 1 niet verwijderd maar herloceerd naar de nieuwe bibliotheek. Het overzetten van een collectie van de ene naar de andere basisbibliotheek wordt door de systeemleverancier of de POI uitgevoerd. Neem contact op met de supportafdeling van uw systeemleverancier of POI.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Ja, de ILS locatiecode van vestiging 1 wordt verwijderd uit de exemplaarblokken van bibliotheek X. 
Met behulp van het uitwisselingsbestand van bibliotheek Y worden de wijzigingen voor vestiging 2 doorgevoerd in het GGC. We raden aan om achteraf een check te doen met behulp van de KB-monitoringstool. Als er nog oude exemplaren aanwezig zijn, neem dan contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org. OCLC kan de oude exemplaren verwijderen.

GGC user beheer wordt aangepast. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

Opheffen basisbibliotheek (G!DS scenario: Fusie meerdere bibliotheken)

In deze situatie wordt Basisbibliotheek X opgeheven. De vestigingen verhuizen naar basisbibliotheek Y.

Wijzigt de ISILcode?

Ja, de vestigingen krijgen een administratieve ISIL-code, afgeleid van de ISIL-code van basisbibliotheek Y. Daarmee wordt de oude 0000-ISIL van de opgeheven basisbibliotheek inactief, maar de organisatie blijft wel bestaan en valt onder basisbibliotheek Y.

Neem hiervoor contact op met de G!ds. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht.

Zie ook: https://www.gidsvoornederland.nl/werken-met-gids/uitleg-en-handleidingen/bibliotheekinformatie-in-gids/inrichting-in-gids/fusie-meerdere-bibliotheken

Zijn er wijzigingen in het ILS?

Ja, de ILS van bibliotheek X wordt ‘opgeheven’.

De vestigingen worden aan het ILS van bibliotheek Y toegevoegd met de nieuwe administratieve ISIL-code en een nieuwe ILS locatiecode. Het bezit van de vestigingen wordt opgenomen in het uitwisselingsbestand van bibliotheek Y. Het overzetten van een collectie van de ene naar de andere basisbibliotheek wordt door de systeemleverancier uitgevoerd. Neem contact op met de supportafdeling van uw systeemleverancier. We raden aan om te controleren of het uitwisselingsbestand alle benodigde data bevat voordat het wordt verzonden.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Ja, exemplaarblokken van bibliotheek X worden verwijderd.

De exemplaargegevens van de vestigingen worden ingelezen in het GGC door middel van het uitwisselingsbestand van bibliotheek Y. De methode waarmee de verwijdering van exemplaarblokken wordt doorgegeven aan het GGC verschilt per systeemleverancier. Neem contact op met de OCLC servicedesk via support-nl@oclc.org om af te stemmen hoe de exemplaarblokken in uw situatie worden verwijderd en om te contoleren dat de exemplaarblokken succesvol zijn verwijderd. 

GGC user beheer wordt aangepast. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

Een vestiging verzelfstandigt en wordt basisbibliotheek

In deze situatie gaat Vestiging 1 van basisbibliotheek X als zelfstandige bibliotheek verder.

Wijzigt de ISILcode?

Ja, vestiging 1 krijgt een administratieve ISIL-code volgens het stramien van een basisbibliotheek en met een nieuw bibliotheeknummer.

Bij dit scenario wordt er bij OCLC een project gestart om een nieuwe bibliotheek aan te maken in het GGC. U dient de volgende stappen te doorlopen.

1. Vraag een nieuw ILN aan bij OCLC. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.
2. Vraag een administratieve ISIL code aan bij G!ds. Deze ISIL eindigt altijd op 0000. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht. Zie ook: https://www.gidsvoornederland.nl/werken-met-gids/uitleg-en-handleidingen/bibliotheekinformatie-in-gids/inrichting-in-gids/verzelfstandiging-locaties
3. Lever, eventueel in samenwerking met uw systeemleverancier, een nieuw titelbestand aan voor een initiële load in het GGC. Hier zijn kosten aan verbonden. Voor een kostenraming kunt u contact opnemen met Carola Schaak, accountmanager openbare bibliotheken via carola.schaak@oclc.org.

Moet iets worden gewijzigd in het ILS?

Ja, vestiging 1 wordt verwijderd uit het ILS van bibliotheek X.

Vestiging 1 start een eigen ILS, de bibliografische records en exemplaargegevens worden ingelezen in het nieuwe ILS en er wordt een uitwisselingsbestand gecreëerd met de nieuwe ISIL code. Als een bibliotheek onder hetzelfde POI-systeem blijft vallen, wordt de vestiging als nieuwe bibliotheek aan het ILS toegevoegd.

Na de initiële load van het titelbestand worden dagelijks de uitwisselingsbestanden gecreëerd met inserts, updates en deletes voor de synchronisatie met het GGC. We raden aan om bij OCLC te controleren of het bestand correct is aangekomen. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Ja, de ILS locatiecode van vestiging 1 worden verwijderd uit de exemplaarblokken van bibliotheek X. 

Voor de nieuwe bibliotheek (was vestiging 1) wordt een nieuw ILN vastgesteld.

De conversie, waarmee het uitwisselingsbestand wordt geconverteerd en ingelezen in het GGC, dient aangepast te worden zodat de nieuwe ILN wordt herkend.

Het bezit wordt opnieuw geladen in het GGC, met het uitwisselingsbestand als het PPN bekend is in het lokale systeem, of met een initiële load als het PPN niet bekend is. Bijvoorbeeld als een bibliotheek bibliografische beschrijvingen in het lokale systeem heeft staan die nog niet beschikbaar zijn in het GGC, terwijl dit wel gewenst is.

GGC user beheer wordt aangepast. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

Basisbibliotheek wijzigt van bibliotheeksysteem

In deze situatie wijzigt Basisbibliotheek X van bibliotheeksysteem, bijv. van V-Smart naar Wise v.v. waarbij de ILS locatiecode wijzigt.

Wijzigt de ISILcode?

Nee, de ISILcode  wijzigt niet, de ILS locatiecode die in G!ds staat vermeld, wijzigt over het algemeen wel. Neem hiervoor contact op met de G!ds. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht.

Zijn er wijzigingen in het ILS?

Ja, het bezit van de basisbibliotheek wordt ingelezen in het nieuwe bibliotheeksysteem, Het is van belang dat het PPN wordt meegenomen naar het nieuwe ILS, zodat deze meegenomen kan worden in het uitwisselingsbestand tussen ILS en GGC.

Overleg met de systeemleverancier van het nieuwe bibliotheeksysteem wat de nieuwe locatiecodes worden, een locatiecode in een Wise systeem is anders opgebouwd dan een locatiecode in een Infor-systeem.

Het bezit wordt uit het oude ILS verwijderd en via delete berichten uit het GGC verwijderd.

Zijn er wijzigingen in het GGC?

Ja, het bezit van de basisbibliotheek wordt verwijderd uit het GGC en met het uitwisselingsbestand vanuit de nieuwe ILS opnieuw ingelezen. Per systeemleverancier verschilt de methode waarop het bezit van de bibliotheek wordt verwijderd vanuit het GGC. Dit kan automatisch of handmatig. Indien het deletebestand automatisch wordt aangeleverd raden we wel aan om te controleren via de OCLC supportdesk of het bezit correct is verwijderd. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org. Indien het bestand handmatig verwijderd moet worden, moet de systeemleverancier contact opnemen met de OCLC supportdesk en het bestand met het te verwijderen bezit aanleveren.

GGC user beheer wordt aangepast. Neem hiervoor contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org.

ILS van basisbibliotheek migreert naar ILS van POI

De POI beheert de bibliotheekautomatiseringssystemen van meerdere openbare bibliotheken op haar eigen ILS. Deze bibliotheken worden onder hun eigen ISIL-code bijgeladen.

Wijzigt de ISIL-code

• Nee, de ISIL-code wijzigt niet. → Er zijn geen verdere acties nodig.
• Ja, de locatiecode in de ISIL-code wijzigt. → Het wijzigen van de locatiecode gaat in overleg met de POI. De ILS-locatiecode staat in G!ds vermeld. Neem bij wijzigingen contact op met de G!ds. Voor de juiste contactpersoon zie het volgende overzicht.

Zijn er wijzigingen in het ILS

Ja, de ILS van bibliotheek X wordt ‘opgeheven’. De bibliotheek en vestigingen worden aan het ILS van de POI toegevoegd.

Het bezit van de vestigingen wordt opgenomen in het synchronisatiebestand van de POI.

Het overzetten van de exemplaren naar het bibliotheeksysteem van de POI wordt door de systeemleverancier uitgevoerd. We raden aan om te controleren of het uitwisselingsbestand alle benodigde data bevat voordat het wordt verzonden.

Zijn er wijzigingen in het GGC

Als de locatiecode niet wijzigt, zijn er geen wijzigingen in het GGC en synchronisatieproces.

Wijzigt de locatiecode wel, dan worden met behulp van het uitwisselingsbestand van de POI de wijzigingen voor de locatiecode doorgevoerd in het GGC. We raden aan om achteraf een check te doen met behulp van de KB-monitoringstool. Als er nog exemplaren aanwezig zijn met de oude locatiecode, neem dan contact op met de OCLC supportdesk via support-nl@oclc.org. OCLC kan de exemplaren met oude locatiecode wijzigen of verwijderen.