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OCLC Support

Nutzen der ekz-Medienservices

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Nutzung der ekz-Medienservices

Sobald das Zusatzmodul der ekz-Medienservices in BIBLIOTHECAnext zur Verfügung steht, können Sie sich auf der Homepage der ekz-Medienservices anmelden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen vorzunehmen und Bestellungen durchzuführen.

  1. Geben Sie auf der Login-Seite der ekz-Medienservices im Internetbrowser Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
  2. Klicken Sie auf Anmelden.

 Hinweise:

  • Für Fragen zur Nutzung der ekz-Medienservices lesen Sie auch die Hinweise und Hilfetexte auf den Internetseiten der ekz.
  • Beachten Sie, dass das Online-Angebot der ekz-Medienservices ausschließlich durch die ekz bibliotheksservice GmbH betreut wird. Der OCLC-Support ist zuständig für die Schnittstelle zu BIBLIOTHECAnext, bestehend aus Webservice und Konfigurator.
  • Ab Version 9.0 können Medien direkt im RDA-Format angelegt werden, sofern diese im MARC-Format geliefert und die RDA Erfassung in BIBLIOTHECAnext über
    Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt Katalog > RDAErfassung aktiviert wurde. Handelt es sich bei den gelieferten Daten um MAB-Daten, werden diese trotz aktiver RDA-Erfassung in die RAK-Maske gespielt.

Benutzereinstellungen

Im linken Fensterbereich unter Mein Konto finden Sie verschiedene Einstellungsmöglichkei¬ten, die im Folgenden erläutert sind.

Einstellungen verwalten

Auf dieser Seite können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Persönliche Angaben:

  • Persönliche Daten bearbeiten: Sie können als angemeldeter Benutzer Angaben zu Ihrer Person einsehen und ändern.
  • Kennwort ändern: Sie können ein neues Kennwort vergeben.
  • Bearbeitung anzeigen: Sofern Sie mit der ekz Bearbeitungsdetails vereinbart haben – z. B. welcher Einband verwendet wird oder ob ein RFID-Etikett angebracht ist – werden diese in diesem Feld angezeigt

Persönliche Einstellungen und Rubriken:

  • Suchprofile verwalten: Suchprofile dienen der Erstellung von festen Suchkriterien. Eine Recherche, die Sie regelmäßig verwenden, kann hier gespeichert werden.
  • Grundeinstellungen: Es werden die Standardeinstellungen zu Suchergebnis und Suchquellen angegeben.
  • Bestellprofile: Übersicht über die von Ihnen angelegten Bestellprofile.

Bestellübersicht

Übersicht über alle Bestellungen, die der angemeldete Benutzer ausgeführt hat. Sie können anhand der Auswahlliste nach Ansprechpartnern filtern, um einen besseren Überblick über die Bestellungen zu bekommen.

Mit Klick auf eine Bestellnummer erhalten Sie weitere Details zu dieser Bestellung

Rechteverwaltung

  • Administrationsrecht verwalten: In dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, einzelne Berechtigungen zu vergeben und diese bestimmten Nutzern zuzuordnen.
  • Wählen Sie ein Benutzerrecht aus, indem Sie es anklicken.
  • Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die diese Rechte erhalten sollen und klicken Sie auf OK.

Bestellprofile verwalten

Bestellprofile können im Warenkorb je Bestellposition genutzt werden.

Sie können Bestellungen z. B. einer in BIBLIOTHECAnext hinterlegten Zweigstelle, Kostenart, Kostenstelle und einem Haushaltsjahr zuordnen. Auch diese Bestellprofile werden einem oder mehreren angemeldeten und berechtigten Benutzern zugeteilt.

Gehen Sie z. B. wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Neu anlegen.
  2. Tragen Sie eine Bezeichnung für das neue Bestellprofil ein, z. B. Hauptstelle Bücher.
    In der Kurzbeschreibung haben Sie die Möglichkeit, nochmals genauer zu erläutern, um was für ein Bestellprofil es sich handelt. In diesem Beispiel: HST Bestellungen Bücher.
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
  • Zweigstelle: Geben Sie das BIBLIOTHECAnext-Kürzel für die Zweigstelle ein. Sie können es in BIBLIOTHECAnext im Einstellungsmodul unter Registerpflege  Werte  Zweigstelle ermitteln (z.B. HST).
  • Abteilung: Keine Entsprechung in BIBLIOTHECAnext.
  • Haushaltsstelle: Geben Sie das BIBLIOTHECAnext-Kürzel für die Kostenart ein. Sie können es in BIBLIOTHECAnext im Einstellungsmodul unter Registerpflege  Werte  Kostenart ermitteln (z.B. 500).
  • Kostenstelle: Geben Sie das BIBLIOTHECAnext-Kürzel für die Kostenstelle ein. Sie können es in BIBLIOTHECAnext im Einstellungsmodul unter Registerpflege  Werte  Kostenstelle ermitteln (z.B. Jugend).
  • Budgetjahr: Geben Sie das Haushaltsjahr, das in die BIBLIOTHECAnext-Bestellposition übernommen werden soll.
  • Bestellzeichen: Keine Entsprechung in BIBLIOTHECAnext.
  1. Klicken Sie auf OK, um das Bestellprofil zu speichern.

     Hinweis: Hinterlegen Sie in BIBLIOTHECAnext für Kostenstelle bzw. Kostenart eine Etatsumme. Dies ist notwendig, damit im späteren Verlauf der Bestellung ein Budgetcheck durchgeführt werden kann.

Bestellung

Im Folgenden erhalten Sie Informationen zur Durchführung einer Bestellung. Die Bestellung besteht aus Recherche, Aufruf des Warenkorbs, Zuordnung des Bestellprofils, Bestätigung der Bestellung, anschließenden automatischen Prüfungen und dem Abschluss der Bestellung.

Medium suchen

Um eine Bestellung auszuführen, beginnen Sie mit einer Recherche.

Einfache Suche

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. In der rechten Leiste befindet sich die einfache Suche. In das Suchfeld Suche nach geben Sie Ihren Suchbegriff ein.
  2. Aus der darunterliegenden Auswahlliste können Sie unter Allgemeine Felder (z. B. Autor/Person, ISBN, Titel) oder ekz-Felder (z.B. Artikelnummer, Interessenkreis oder Reihe) ein zu durchsuchendes Feld auswählen.
  3. Klicken Sie auf Suchen, um die Sie die Recherche auszulösen. Anschließend wird Ihnen die Trefferliste angezeigt.
Erweiterte Suche

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Im zentralen Fensterbereich finden Sie die erweiterte Suche. Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus.
  2. Klicken Sie auf Suche starten, um die Recherche zu starten. Anschließend wird Ihnen die Trefferliste angezeigt.

Medium in Warenkorb übernehmen

Aus der Trefferliste können Sie die gewünschten Medien in den Warenkorb legen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Um einen oder mehrere Treffer in den Warenkorb zu übernehmen, aktivieren Sie das oder die entsprechenden Kontrollkästchen.
  2. Mit der Schaltfläche In den Warenkorb übernehmen Sie die markierten Titel, die Sie bestellen möchten.

Warenkorb bearbeiten und Bestellung bestätigen

Um einen Warenkorb zu bearbeiten und die Bestellung zu bestätigen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Warenkorb anzeigen in der rechten Leiste, um den Warenkorb aufzurufen.
  2. Sie haben folgende Optionen:
  • In der Spalte Anzahl können Sie die Anzahl der zu bestellenden Exemplare pro Titel festlegen.
  • Klicken Sie auf Bestellprofil, um einer Bestellposition in der BIBLIOTHECAnext-Erwerbung eine Zweigstelle, Kostenart, Kostenstelle und ein Haushaltsjahr zuzuordnen. Ihre ekz-Bestellprofile verwalten Sie unter Bestellprofile verwalten. Alternativ können Sie die Felder manuell ausfüllen.
  1. Klicken Sie nach der Zuordnung des Bestellprofils oder der manuellen Eingabe auf Speichern.
  2. Wenn Sie in der Spalte Daten das Kontrollkästchen für eine Bestellposition aktivieren, werden Ihnen die Datensätze im ekz-MAB2-Format per E-Mail übermittelt. Außerdem können Sie über Bestellübersicht heruntergeladen werden.

     Hinweis: Der Bezug der Datensätze ist kostenpflichtig.Unter der Liste der im Warenkorb befindlichen Titel wird die Gesamtsumme angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Jetzt bestellen, um mit der Bestellung fortzufahren.

Dubletten- und Budgetcheck

Die ekz-Medienservices-Schnittstelle bietet bei der Bestellung die Funktionen des Dublettenchecks und des Budgetchecks. Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter wird der Bestellvorgang fortgesetzt.

Dublettencheck

Bei einem Dublettencheck gleicht das System die ISBN mit schon bestehenden Titel im BIBLIOTHECAnext-Katalog ab. Bestellsätze werden für den Dublettencheck nicht herangezogen. Die Bestellung kann trotz vorhandener Duplikate fortgesetzt werden. Die Abfrage liefert ein positives Ergebnis, wenn zu einem bereits bestehenden Bestellsatz ein Katalogsatz angelegt ist.

Ist eine Dublette vorhanden, werden die Felder Titel, Artikelnummer, Auflage, Jahr und Zweigstelle angezeigt. Bei Fortführung und Abschluss des Bestellvorgangs wird dem bereits bestehenden BIBLIOTHECAnext-Mediensatz ein weiteres Exemplar angefügt. In der BIBLIOTHECAnext-Erwerbung wird eine neue Bestellposition angelegt.

Budgetcheck

Beim Budgetcheck wird geprüft, ob genügend Budget für diese Bestellung vorhanden ist. Diese Prüfung bezieht sich auf die im Bestellprofil angegebene Kostenstelle und Haushaltsstelle (BIBLIOTHECAnext: Kostenart). Nach der Durchführung des Budgetchecks werden die folgenden Felder angezeigt:

  • Titel
  • Haushaltsstelle (BIBLIOTHECAnext: Kostenart)
  • Kostenstelle
  • Budgethinweis (Budgetcheck ausgeführt)
  • In Budget: True (Budget vorhanden) oder False (kein Budget vorhanden)

 Hinweis: Dubletten- und Budgetcheck dienen nur Informationszwecken. D. h., auch wenn Dubletten vorhanden sind oder der Budgetcheck negativ ausfällt (False), wird der Bestellvorgang bei Klick auf Weiter fortgesetzt.

Bestellung senden

Gehen Sie zum Abschluss der Bestellung wie folgt vor:

  1. In der Bestellübersicht können Sie unter Anmerkungen Hinweise oder Bemerkungen an die ekz richten. Ist dieses Feld gefüllt, wird Ihre Bestellung manuell von der ekz bearbeitet.
  2. Unter Artikelzusammenfassung wird Ihnen eine Kurzliste der Bestellpositionen angezeigt. Mit einem Klick auf den Hyperlink Zurück gelangen Sie zurück zur Bestellübersicht.
  3. Klicken Sie auf Bestellung senden. Ihre Bestellung wird durchgeführt, und Sie erhalten eine Rückmeldung vom System.

Abschluss des Bestellvorgangs

Sie erhalten Meldungen aus dem Lokalsystem, abhängig von folgenden Situationen:

  • Bestellvorgang erfolgreich: Sie erhalten eine positive Systemrückmeldung. Die Daten wurden als Katalogeintrag in BIBLIOTHECAnext gespeichert.

     Hinweis: Um eine vollständige Erstellung des Katalogeintrags zu erhalten, müssen Sie das Katalogisat bei der ekz erworben haben. Diese Einstellung nehmen Sie zuvor bei der Bestellung bei der ekz vor. Wenn Sie die entspre¬chende Einstellung nicht vornehmen, müssen Sie im neuen Katalogeintrag ggf. Daten manuell nachtragen.

  • Bestellung teilweise übernommen:Es erscheint eine Meldung, dass die Bestellung korrekt durchgeführt, aber nur ein Teil der Daten in BIBLIOTHECAnext übernommen wurde. Dies ist der Fall, wenn die Daten in den Bestellprofilen der ekz Medienservices mit den Daten in BIBLIOTHECAnext nicht übereinstimmen. Alle Angaben in den Profilen müssen den Einstellungen in BIBLIOTHECAnext entsprechen, z. B. die gleiche Schreibweise der Profildaten haben wie im Einstellungsmodul unter Registerpflege  Werte in BIBLIOTHECAnext, das aktuelle Haushaltsjahr aufweisen oder in BIBLIOTHECAnext bereits eingearbeitet sein. Auch zu beachten ist, dass das Budgetjahr in den Bestellprofilen dem Haushaltsjahr und die Haushaltsstelle der Kostenart in BIBLIOTHECAnext entspricht. Zudem dürfen die Kürzel für Kostenstellen als auch Kostenarten in BIBLIOTHECAnext keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten.

  • Bestellung wird nicht in BIBLIOTHECAnext eingepflegt:Es erscheint die Meldung, dass die Bestellung ausgeführt, jedoch die Daten nicht in BIBLIOTHECAnext übertragen wurden. Der Grund für diese Probleme sind meist Kennungseinstellungen, z. B. ist die ekz-ID nicht oder falsch eingetragen, oder der Benutzer hat keine Berechtigung für die Bestellungen.

     Hinweis: In den Meldungen wird auf mögliche Ursachen hingewiesen.